THỦ
THUẬT WORD 2007
TRANG
WEB CỦA PHẠM HỒNG PHƯỚC
Sử dụng SmartArt trong Word 2007
Ngoài tính năng tạo biểu đồ dạng thanh
đơn dạng Chart, Microsoft Office Word 2007 c̣n được
trang bị sẵn chức năng mới SmartArt. Đây là một
nhóm các kiểu biểu đồ có h́nh thức mỹ thuật
mà người dùng có thể dễ dàng biên tập và định
dạng.
Có nhiều mẫu layout SmartArt có sẵn cho nhiều thể
loại như danh sách, tiến tŕnh, chu kỳ, dạng thứ
bậc,…
Mỗi khi một mẫu SmartArt được chọn chèn
vào văn bản, một Text Pane sẽ xuất hiện ngay
bên cạnh nó để hướng dẫn người
dùng nhập các text trong các mức thứ bậc khác nhau.
Trong số khoảng 30 h́nh dạng SmartArt, có một số
có các hiệu ứng 3D (như xiên góc, tỏa sáng).
Bạn chú ư là chức năng SmartArt chỉ có hiệu lực
đầy đủ khi văn bản ở định dạng
file Word 2007. Trong trường hợp đang soạn thảo
văn bản định dạng Word 97-2003, bạn phải
chuyển đổi thành Word 2007 bằng cách nhấn chuột
lên nút Office và chọn lệnh Convert trên menu xổ xuống,
sau đó nhấn nút OK trên cảnh báo.
Để chèn một mẫu biểu đồ nghệ thuật
vào văn bản Word, bạn đặt dấu nháy chuột
vào vị trí cần chèn. Nhấn chuột mở thẻ Insert
trên thanh Ribbon của Word 2007 và nhấn chọn mục SmartArt.
Trên màn h́nh Choose a SmartArt Graphics, bạn có thể tùy ư
chọn loại biểu đồ ḿnh cần và kiểu
dáng ḿnh thích. Trong cánh bên trái là danh sách các thể loại biểu
đồ như List (danh sách), Process (tiến tŕnh)… Khi bạn
nhấn chọn một thể loại nào đó, lập tức
một số kiểu dáng biểu đồ tương ứng
của loại đó sẽ xuất hiện trong ô giữa.
Thích kiểu nào, bạn chỉ việc nhấn chọn nó rồi
nhấn nút OK.
Ngay lập tức layout biểu đồ được
chọn sẽ xuất hiện trong văn bản. Ban đầu
nó có màu và h́nh dạng mặc định. Bạn có thể
chọn lại kiểu dáng trong thẻ Design lúc này xuất
hiện trên thanh Ribbon.
Nếu muốn thay đổi màu sắc của biểu
đồ, bạn nhấn lên mục Change Colors rồi
chọn kiểu màu trong danh sách.
Bạn có thể nhập ghi chú hay tên các thành phần trong biểu
đồ vào chỗ có chữ Text.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Thêm hàng tiêu đề vào phía trên bảng biểu
ở mỗi trang Word 2007
Bạn thực hiện một biểu bảng
dài nhiều trang trong Microsoft Word. Ở mặc định,
tiêu đề của các cột trong bảng biểu chỉ
xuất hiện trên trang đầu tiên.
Điều
này rơ ràng sẽ gây khó khăn cho việc xem các trang bảng
biểu sau. Bạn sẽ lúng túng v́ không biết cột bảng
biểu đó thể hiện nội dung ǵ, và sẽ phải
liên tục lật lại trang đầu tiên để xem.
Nhưng nếu tạo
ḍng tiêu đề thủ công cho từng trang, bạn sẽ
mất nhiều công sức và thời gian. Đó là chưa kể
sự thiếu đồng nhất và chính xác.
Microsoft Word cho phép
bạn tự động chèn ḍng tiêu đề lên đầu
bảng biểu trên mỗi trang.
Thao tác cực dễ.
Ở đây ta xài Word 2007 nhé. Các phiên bản Word khác cũng
tương tự hay không khác lắm đâu.
Bạn dùng trỏ
chuột tô chọn nội dung ḍng tiêu đề trên trang
đầu tiên của bảng biểu.
Bạn nhấn
chọn thẻ Layout trên màn h́nh Table Tools.
Sau đó, nhấn
chuột lên nút Repeat Header Rows (lặp lại các hàng
tiêu đề) trong nhóm Data.
Lập tức
ḍng tiêu đề sẽ xuất hiện ở đầu bảng
biểu trên mỗi trang Word.
Nếu
muốn bỏ ḍng tiêu đề ở các trang sau để
trở lại mặc định, bạn cũng chỉ cần
tô chọn tiêu đề ở trang đầu rồi nhấn
chuột lần nữa lên nút Repeat Header Rows.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Hợp nhất các ô của bảng biểu
trong Word
Bạn có một
bảng biểu Word có nhiều ô (cell) và muốn hợp nhất
một số ô lại mới nhau.
Rất
đơn giản. Word có tính năng Merge cho phép bạn hợp
nhất các ô, ḍng,. cột,… lại. Bạn chỉ việc
tô chọn các ô muốn hợp nhất rồi click chuột
phải lên đó. Chọn lệnh Merge Cells trên menu ngữ
cảnh.
Vậy
là các ô bạn chọn lập tức được merge lại.
Ở đây
tôi minh họa bằng Word 2007. Thao tác cũng tương tự
hoặc không khác mấy ở các phiên bản Word khác.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Xóa các định dạng trong Word 2007
Bạn đă thay đổi cỡ font hay loại
font hoặc màu font quá nhiều lần và nhận ra rằng
có lẽ tốt hơn hết là nên làm lại từ đầu
cho nó dễ dàng hơn. Hoặc bạn copy và paste hay nhận
một văn bản từ người khác mà không muốn
giữ định dạng gốc của nó.
Thay v́ delete hết các text trong văn bản
và phải gơ lại chúng, bạn có thể dùng chức
năng gọi là “Clear Formatting” (xóa bỏ định dạng)
có trong Microsoft Word 2007.
Chức năng này sẽ gỡ bỏ tất
cả các định dạng đă được áp dụng
trong văn bản trước đây, trả văn bản
về phong cách mặc định, tức chỉ để
lại text dạng thô.
Rất đơn giản, bạn chọn
đoạn text hay toàn bộ văn bản mà ḿnh muốn
xóa định dạng, mở thẻ Home trên thanh Ribbon
của Word 2007, rồi nhấn lên nút Clear Formatting trong
nhóm Font.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Một số thủ thuật định dạng
text đơn giản trong Word 2007
Đối với Microsoft Word 2007, tới giờ
này bạn chắc đă quá rành “6 câu vọng cổ” rồi
chứ ǵ. V́ thế, ở đây chỉ xin nhắc lại
một số thủ thuật định dạng text
(formatting text) đơn giản trong Word mà có thể bạn
đă quẳng chúng vào một ngăn kéo nào đó. Nào, chúng
ta cùng hè nhau lôi chúng ra nhé!
- Để định dạng một từ
(word) mà không chọn nó, bạn click lên từ đó (cho dấu
nháy xuất hiện trên từ đó) và áp dụng kiểu
định dạng ḿnh muốn. Thí dụ nhấn tổ hợp
phím CTRL+B để thực hiện kiểu chữ
đậm (bold) hay CTRL+I cho kiểu chữ nghiêng
(italic), CTRL+U cho chữ có gạch dưới
(underline). Nhấn tổ hợp phím này lần nữa để
trở lại b́nh thường.
- Để chọn một từ, hăy
click kép lên nó. Lập tức chữ đó sẽ được
tô chọn sẵn sàng cho bạn thực hiện các thao tác
như copy, cut,… Không chọn nữa th́ click một cái lên chữ
đă chọn.
- Để chọn một câu, hăy nhấn
giữ phím CTRL rồi click lên câu đó. Lập tức câu
đó sẽ được tô chọn. Một câu ở
đây là từ chữ đầu tiên cho tới hết dấu
chấm hết câu. Không chọn nữa th́ nhả phím CTRL ra
rồi click lên câu đă chọn.
- Để chọn nguyên một đoạn
văn (từ chữ bắt đầu đoạn cho tới
khi xuống ḍng), hăy click liên tiếp 3 lần lên đoạn
đó. Lập tức đoạn đó sẽ được
tô chọn. Muốn bỏ chọn, click một cái lên đoạn
đă chọn.
- Để chọn toàn bộ văn bản,
hăy nhấn tổ hợp phím CTRL+A. Để bỏ chọn,
nhả tổ hợp phím này ra rồi click một cái.
- Nếu muốn dán (paste) một text
được copy từ đâu đó vào một vị trí
trên văn bản nhưng chỉ muốn nhập text mà
không ứng dụng định dạng gốc của nó, bạn
click lên nút mũi tên trên h́nh nút Paste Options xuất
hiện ở cuối text vừa được dán
rồi chọn Keep Text Only trong danh sách.
Với lựa chọn này, các h́nh ảnh, link
trong text được dán sẽ biến mất.
Nếu để mặc định (không chọn
ǵ hết), text được copy sẽ giữ nguyên các
định dạng gốc của nó (Keep Source Formatting).
- Để canh hàng một đoạn
văn bản được chọn, hăy nhấn tổ
hợp phím CTRL+E (canh giữa), CTRL+L (canh trái) hay CTRL+R
(canh phải).
- Để tạo một đường
kẻ ngang, đặt dấu nháy vào vị trí muốn kẻ,
nhấn phím gạch nối [-] ít nhất là ba lần rồi
nhấn Enter. Nếu muốn tạo đường kẻ
ngang đậm hơn, hăy nhấn giữ phím SHIFT rồi
nhấn phím gạch nối ít nhất 3 lần rồi nhấn
Enter.
- Để tăng giảm kích thước
chữ cho lớn hơn hay nhỏ hơn, hăy chọn text
(chữ, câu hay đoạn) muốn ứng dụng rồi
nhấn tổ hợp phím CTRL+] (lớn hơn) hay CTRL+[
(nhỏ hơn). Mỗi lần nhấn, size của font chữ
sẽ tăng hay giảm một cấp độ.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Không cho Word 2007 tự động tạo danh sách
có kư hiệu hay số liệt kê
Ở chế độ mặc định,
khi bạn mở đầu một danh sách liệt kê bằng
cách đánh 1 chữ số kèm theo dấu chấm hay dấu
gạch nối hoặc gơ một dấu (như dấu hoa
thị, dấu gạch nối) trước một hàng rồi
nhấn Tab, Microsoft Word sẽ tự động h́nh thành một
danh sách liệt kê với định dạng (format) chuẩn
của nó. Thí dụ, khi bạn gơ dấu hoa thị, nó sẽ
biến thành dấu chấm tṛn, danh sách sẽ được
thụt vô trong, các số thứ tự sẽ tự động
được tạo ra mỗi khi bạn nhấn Enter xuống
ḍng, khi bạn xóa bỏ một ḍng, nó sẽ tự động
cập nhật lại số thứ tự,…
Điều này có thể đem lại sự
tiện lợi cho các bạn thích sự đơn giản,
cứ theo mặc định mà làm, nhưng lại gây bất
tiện cho những người muốn h́nh thành một
văn bản được định dạng theo ư ḿnh.
Được cái là bạn có thể dễ dàng “đ́nh chỉ
chức vụ” của cái tính năng tự động lập
danh sách này.
Bạn mở Microsoft Word, nhấn lên nút Office
trên góc trái cửa sổ làm việc rồi nhấn nút Word
Options ở tuốt bên dưới menu.
Trên màn h́nh Word Options, bạn mở
phần Proofing rồi nhấn nút AutoCorrect Options…
trong nhóm AutoCorrect options ngay phía trên.
Trên màn h́nh AutoCorrect, bạn mở thẻ
AutoFormat As You Type (tự động định dạng
khi bạn gơ). Ở phần Apply as you type (áp dụng
khi bạn gơ), bạn bỏ dấu kiểm chọn ở
các mục Automatic bulleted lists và Automatic numbered
lists.
Mở thêm thẻ AutoFormat, trong nhóm Apply,
bạn bỏ luôn dấu chọn của các ḍng Automatic
bulleted lists và List styles.
Nhấn OK để hoàn tất.
Sau này, nếu muốn sử dụng lại
chức năng tự động lập danh sách của
Word, bạn chỉ việc lặp lại các thao tác như
trên và đánh dấu chọn vào các mục tương ứng
mà ḿnh đă bỏ.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Đóng một
tài liệu đang soạn thảo mà không đóng Word 2007
Ở phiên bản Word 2003, mỗi tài liệu được
mở trong một cửa sổ nằm trong một màn h́nh
làm việc riêng. Nơi góc trên bên phải, bạn thấy có
tới 2 nút chữ X: nút X phía trên màu đỏ lớn
hơn dùng để đóng màn h́nh và chương tŕnh Word,
c̣n nút X ở dưới nhỏ hơn dùng để
đóng cửa sổ. Nếu có từ 2 tài liệu cùng
được mở, bạn nhấn nút X bất kỳ
trên màn h́nh đang mở của tài liệu nào th́ tài liệu
đó sẽ được đóng, trong khi Word vẫn tiếp
tục mở cho bạn làm việc với các tài liệu
c̣n lại. C̣n trong trường hợp chỉ có một tài
liệu, bạn nhấn nút X dưới để đóng
cửa sổ th́ tài liệu được đóng,
nhưng màn h́nh làm việc của Word vẫn c̣n; nếu nhấn
nút X đỏ th́ cả Word lẫn tài liệu được
đóng lại. Xin lưu ư là ở Word 2003, nếu mở
hơn 1 tài liệu, bạn không thể dùng nút chữ X
để đóng cái rụp Word và các tài liệu lại mà
phải lần lượt “xử” từng cái.
C̣n tới Word 2007, ở mặc định, màn h́nh mở mỗi
tài liệu chỉ có một nút chữ X đỏ sẽ
đóng cùng một lúc cả tài liệu và màn h́nh làm việc
của Word với tài liệu đó lại. Muốn tiếp
tục làm việc với Word, bạn phải gọi nó trở
lại.
Trong trường hợp muốn đóng chỉ văn bản
đang mở, bạn click chuột lên nút Office ở góc trên
bên trái rời nhấn lên mục Close trên menu xổ xuống.
Word
2007 có tính năng mới là tất cả các cửa sổ
làm việc đều được thu lại đặt
trong icon Word trên thanh Taskbar và bạn cũng có thể
đóng từng tài liệu riêng rẽ bằng cách click chuột
lên nút chữ X của cửa sổ tài liệu tương
ứng nằm trên thanh Taskbar. Tính năng này có một điều
tuyệt vời là cho phép bạn dễ dàng chuyển qua chuyển
lại làm việc giữa các cửa sổ tài liệu
đang mở.
Nhưng Word 2007 cũng được trang bị tùy chọn
cho mỗi tài liệu có một nút đóng chữ X riêng, giống
hệt như ở Word 2003.
Để bật tùy chọn này, bạn mở Word ra và mở
một tài liệu nào đó. Click lên nút Office Button ở góc
trên bên trái cửa sổ làm việc của Word. Nhấn nút Word
Options bên dưới menu xổ xuống.
Trên màn h́nh Word Options, bạn nhấn chọn phần Advanced
rồi ở trong panel bên phải, bạn kéo thanh trượt
tới mục Show all windows in the Taskbar (hiển thị
tất cả các cửa sổ trên thanh tác vụ Taskbar) và bỏ
dấu chọn trong check-box của nó. Nhấn OK để
hoàn tất.
Vậy là từ nay các cửa sổ Word sẽ không
được mở trên thanh Taskbar nữa. Nhưng ở
góc trên bên phải của cửa sổ mở tài liệu
đă có thêm một nút chữ X có chức năng đóng từng
cửa sổ tương ứng lại, bên cạnh nút X
màu đỏ để đóng màn h́nh Word lại.
Bây giờ, nếu muốn đóng tài liệu nào, bạn chỉ
việc nhấn lên nút X nhỏ để đóng cửa sổ
của nó, màn h́nh làm việc của Word lẫn được
mở. C̣n nếu nhấn lên nút X đỏ, Word và toàn bộ
các tài liệu sẽ được đóng lại cái rụp.
Tất nhiên, nó cũng cẩn thận hỏi bạn có save
lại không đối với những tài liệu có “đụng
chạm” tới rồi. Nhưng nếu dùng tùy chọn này,
bạn sẽ không c̣n có thể chuyển qua lại làm việc
giữa các tài liệu mà phải vào list để chọn
tài liệu muốn mở.
GIẢI PHÁP TỐT NHẤT: Nếu có nhu cầu
đóng cửa sổ nhưng không đóng Word 2007, bạn cứ
việc giữ nguyên tính năng hiển thị các cửa sổ
trên thanh Taskbar như mặc định. Khi muốn đóng
cửa sổ tài liệu đang mở, bạn chỉ việc
nhớ dùng tổ hợp phím Ctrl-W hay Ctrl-F4.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Tạo bảng với nhiều phong cách đẹp
mắt trong Word 2007
Trong khi soạn thảo văn bản Word, bạn
cần phải chèn vào đó những bảng biểu minh họa.
Ngay từ thời Word cổ lỗ sĩ, người dùng
đă có công cụ tạo bảng dễ dàng trong văn bản.
Và tới đời Word 2007, tính năng tạo bảng biểu
trong văn bản càng trở nên phong phú, đa dạng
hơn. Bạn có thể tạo ra những bảng biểu
không chỉ phù hợp với nhu cầu của ḿnh mà c̣n có
thể tùy biến những bảng biểu giúp cho trang
văn bản đẹp mắt hơn.
Bạn đặt dấu nháy chuột vào vị
trí muốn chèn bảng. Sau đó dùng chuột mở thẻ
Insert, nhấn lên mục Table.
Nếu muốn tạo bảng có bao nhiêu cột
và ḍng, bạn chỉ việc nhấn giữ phím chuột
trái dùng trỏ chuột chọn trong bảng kê mẫu số
ô tương ứng với số cột và số ḍng ḿnh
muốn. Khi bạn kéo tới đâu, h́nh dạng bảng
đó sẽ lập tức xuất hiện ngay tại vị
trí bạn muốn chèn.
Đó là kiểu bảng đơn giản.
Khi bạn tạo được bảng trên
văn bản, mặc định thanh Ribbon của Word sẽ
chuyển sang thẻ Design với nhóm Table Styles liệt kê
nhiều kiểu bảng biểu. Ưng ư kiểu nào, bạn
chỉ việc nhấn chọn nó, lập tức cái bảng
đang có trên trang Word sẽ thay h́nh đổi xác theo
tương ứng. Bạn có thể thử tới thử
lui cho tới khi chọn được kiểu bảng
ưng ư.
Nếu muốn có thêm nhiều kiểu bảng
nữa, hay tùy biến bảng, tạo kiểu bảng
riêng, bạn nhấn lên nút mũi tên dưới cùng trong khu
vực nhóm Table Styles.
Bạn sẽ thấy ở bên dưới bảng
danh sách các kiểu bảng các mục: Modify Table Style… (sửa
đổi kiểu bảng), Clear (xóa phong cách khung và nền),
New Table Style… (tự tạo kiểu bảng mới).
Với hai tùy chọn sửa đổi và tạo
kiểu bảng mới, khi nhấn chọn, bạn sẽ
có hộp thoại thể hiện các thông số cho ḿnh chọn.
Word 2007 c̣n cho phép bạn chọn nhanh những
mẫu bảng biểu có sẵn. Bạn mở thẻ Insert,
nhấn lên mục Table rồi rê chuột lên mục Quick
Table và chọn trong menu mới mở kiểu bảng biểu
ḿnh muốn dùng. Khi bảng biểu đó xuất hiện
trên văn bản (ngay chỗ bạn đặt dấu
nháy), bạn có thể tùy ư thay đổi nội dung của
nó cho phù hợp với ḿnh.
Với các kiểu bảng biểu đẹp
mắt này, bảo đảm bạn sẽ được
sếp khen và cưng thôi.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Chèn toàn bộ nội dung từ một
văn bản khác vào văn bản Word 2007
Chuyện cắt (Cut) và dán (Paste) đă trở
nên dễ dàng hơn bao giờ hết trong Microsoft Word 2007.
Nhưng c̣n siêu hơn nữa khi bạn có thể dễ dàng
chèn toàn bộ nội dung của một văn bản nào
khác (kể cả Excel) vào ngay trang Word mà bạn đang soạn
thảo. Điều này rất tiện lợi v́ bạn có
thể lôi cổ thẳng nội dung từ văn bản
khác mà không cần phải mở văn bản kia lên rồi
dùng tác vụ Copy/Paste.
Bạn chỉ việc làm theo các bước
sau:
1. Đặt con trỏ chuột nháy vào vị
trí mà bạn muốn chèn văn bản khác vào trên trang Word mà
ḿnh đang soạn thảo.
2. Nhấn lên thẻ Insert trên thanh Ribbon
để mở Ribbon Insert ra.
3. Click chọn mục Object trong nhóm Text.
4. Chọn Text From File… trên menu pop-up.
5. Browse tới folder chứa văn bản mà
bạn muốn chèn vào.
6. Microsoft Word 2007 c̣n cho phép bạn có thể
chọn chèn một phần nào đó trong văn bản kia.
Tuy nhiên, với điều kiện trang Word đó có thiết
đặt bookmark. Bạn chỉ việc nhấn lên nút Range…
rồi nhập tên bookmark (Word) hay range (Excel) của trang kia.
7. Sau khi chọn tên văn bản muốn chèn
vào rồi, bạn chỉ việc nhấn nút Insert. Lập
tức nội dung trong văn bản kia sẽ được
lôi cổ thẳng vào trang Word bạn đang soạn thảo.
Xin lưu
ư: Nội dung tài liệu mà bạn chèn vào này sẽ không
được cập nhật tự động khi bạn
có thay đổi trong tài liệu gốc.
PHẠM
HỒNG PHƯỚC
Sử dụng
các Key Tips trong Office 2007
Cũng như các phần mềm ứng dụng khác của
Microsoft, bộ công cụ văn pḥng Office hỗ trợ tích
cực các shortcut (lối tắt), giúp người dùng dễ
dàng truy xuất tới những tính năng chính.
Tuy nhiên, sang Office 2007, Microsoft không sử dụng thuật ngữ
shortcut nữa mà thay bằng Key Tips.
Key Tips tất nhiên là siêu hơn, tiện dụng hơn
shortcut rồi. Để dễ nhận biết phải
dùng phím tắt nào cho tính năng tương ứng, bạn
chỉ cần nhấn phím Alt. Ngay lập tức trên
các thẻ, các nút của thanh Ribbon, kể cả các lệnh
trong thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar sẽ
xuất hiện kư hiệu của phím tắt tương ứng
của nó. Bạn chỉ việc nhấn phím tương ứng
để mở ứng dụng, đỡ mất công phải
nhớ. Nhấn Alt lần thứ hai để tắt hiển
thị các Key Tips.
Key Tips của
Word 2007.
Key Tips của
Excel 2007.
Đặc biệt, ở Office 2007, bạn vẫn c̣n có thể
sử dụng tất cả các tổ hợp phím cũ, thí
dụ như Ctrl+C (để copy) và Ctrl+V (để
dán, paste).
Chẳng hạn, để nhanh chóng chèn (insert) một bảng
vào văn bản đang soạn thảo, bạn nhấn tổ
hợp phím Alt+N+T. N sẽ đưa bạn tới thẻ
Insert và T sẽ chèn một bảng vào chỗ dấu nháy
đang được đặt.
Như vậy, rơ ràng Key Tips tiện dụng hơn shortcut,
nhất là khi bạn không phải ghi nhớ các shortcut của
keyboard.
Xin bạn lưu ư, ở Microsoft Office 2007, các tổ hợp
phím tắt bắt đầu bằng phím Ctrl đều
được giữ như các phiên bản trước.
Chỉ có các tổ hợp phím bắt đầu bằng
phím Alt là có khác.
PHẠM HỒNG PHƯỚC
Dùng tính
năng dán đặc biệt Paste Special trong Word
Khi bạn cắt (cut) hay sao chép (copy) và dán (paste) các nội
dung từ nhiều nguồn văn bản khác nhau (tài liệu,
Website, file PDF,…), các phần text được copy đó sẽ
được dán cùng với các định dạng (format)
của tài liệu gốc. Chẳng hạn, đó là những
font chữ, cỡ chữ hay màu chữ khác nhau; các liên kết
hyperlink, bảng biểu hay đồ họa; các dấu chấm
câu, dấu mũ, kư tự đặc biệt,… Kết quả
là trang văn bản của bạn sẽ rối mắt,
trông giống như một “nồi lẩu thập cẩm”
vậy đó.
Microsoft Word 2007 có sẵn tính năng giúp bạn khắc phục
t́nh trạng này, gọi là Paste Special (dán đặc biệt).
Nó sẽ “loại bỏ” tất cả các định dạng
gốc để chỉ dán các text theo đúng format của
trang văn bản đang xử lư.
Nhưng để dễ sử dụng tính năng này,
trước hết, bạn nên bổ sung thêm lệnh Paste
Special vào thanh công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar.
Để làm điều này, bạn nhấn chuột lên nút
mũi tên ở cuối thanh Quick Access Toolbar và chọn trên
menu xổ xuống lệnh More Commands…
Trên màn h́nh Word Options, bạn chọn nhóm Customize
trên khung bên trái và chọn Popular Commands trong hộp Choose
commands from. Sau đó, trong khung giữa, bạn dùng chuột
chọn lệnh Paste Special… rồi nhấn nút Add
>> để bổ sung lệnh này vào khung bên phải.
Khi lệnh Paste Special xuất hiện trong khung bên phải,
bạn nhấn nút OK.
Icon lệnh Paste Special sẽ xuất hiện trên thanh Quick
Access Toolbar.
Từ nay, mỗi khi cần cắt/sao chép và dán dữ liệu
từ bất cứ nguồn nào mà muốn nó chỉ hiển
thị text trong văn bản Word theo đúng format của
văn bản đích, bạn chỉ việc tô chọn dữ
liệu đó rồi nhấn lệnh Copy hay tổ hợp
phím Ctrl+C như b́nh thường. Sau đó bạn
đặt dấu trỏ chuột vào vị trí muốn dán
dữ liệu. Chỉ có điều, trước khi dùng lệnh
Paste hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+V, bạn nhấn
lên icon Paste Special trên thanh Quick Access Toolbar.
Hộp thoại Paste Special xuất hiện. Bạn chọn
Paste rồi chọn Unformatted Text (văn bản
không định dạng). Nhấn OK.
Dữ liệu vừa copy sẽ được dán vào trang
Word chỉ thuần có text “chay”, không kèm theo bất cứ
định dạng nào.
PHẠM HỒNG PHƯỚC
Tùy biến
thanh công cụ truy xuất nhanh của Word 2007
Một trong
những cải tiến của Microsoft Word 2007 là cái thanh
công cụ truy xuất nhanh Quick Access Toolbar nằm ngay ở
góc trên bên trái cửa sổ làm việc, ngay bên cạnh nút
Office. Nó cũng tương tự như cái Start Menu ở
nút Start của Windows vậy đó. Nhiệm vụ của
nó là giúp bạn có thể nhanh chóng truy xuất tới một
lệnh nào đó của Word. V́ thế, để giúp ḿnh soạn
thảo văn bản thuận tiện hơn, bạn có thể
đưa vào thanh công cụ này những lệnh mà ḿnh hay sử
dụng tới.
Như các bạn
đă biết, sau khi cài đặt, Word 2007 mặc định
chỉ cho hiển thị trên thanh Quick Access Toolbar ba lệnh
Save, Undo và Repeat. Nhưng được cái Word rất dễ
thương, nó cho bạn tùy ư thêm các lệnh mới vào
thanh công cụ này. Với những lệnh có sẵn trên
menu xổ xuống của thanh công cụ này, bạn chỉ
việc nhấn chuột lên cái mũi tên ở cuối thanh
công cụ để mở cái menu này ra rồi đánh dấu
chọn những lệnh ḿnh muốn cho hiển thị.
Điều này cũng có nghĩa là bạn có thể tùy ư gỡ
bỏ những lệnh không muốn hiển thị bằng
cách bỏ dấu chọn.
Bạn biết
không, Word 2007 không chỉ cung cấp bấy nhiêu lệnh mặc
định trên menu đâu, nó c̣n có hằng hà sa số lệnh
khác mà bạn có thể chọn cho chường mặt ra
trên thanh Quick Access Toolbar. Bạn chỉ việc nhấn lên
nút mũi tên ở cuối thanh công cụ, rồi chọn lệnh
More Commands… trên menu.
Bạn thấy
đó, trong nhóm Customize (tùy biến) của màn h́nh Word
Options, có quá chừng chừng lệnh có sẵn để
bạn chọn. Mặc định là các lệnh phổ biến
(Popular Commands). Nếu muốn nhiều hơn, bạn có thể
chọn nhóm Commands Not in the Ribbon (các lệnh không có trên thanh
Ribbon), All Commands (tất cả các lệnh), Office Menu,… Ở
khoang cửa sổ bên phải là danh sách các lệnh đă có
trên thanh Quick Access Toolbar. Nếu muốn đưa thêm lệnh
nào vào, bạn dùng chuột chọn ở khoang cửa sổ
giữa rồi nhấn nút Add>>. Nếu muốn gỡ
bỏ lệnh nào, bạn chọn trong khoang bên phải rồi
nhấn nút Remove.
Theo mặc định, các lệnh trên thanh
Quick Access Toolbar được sắp xếp theo thứ tự
bạn chèn vào. Nhưng bạn vẫn có thể sắp xếp
thứ tự theo ư ḿnh cho tiện dụng nhất. Bạn
chỉ việc chọn lệnh muốn thay đổi thứ
tự trong khoang cửa sổ bên phải rồi nhấn
nút mũi tên lên hay xuống để di chuyển nó.
Thứ tự các icon lệnh trên thanh Quick
Access Toolbar trước…
và sau khi hiệu chỉnh.
PHẠM HỒNG PHƯỚC
