Đối với hầu hết mọi người nghĩ rằng một spreadsheet như là một đối tượng hai chiều(2-D), bởi vì có hàng và cột, nhưng spreadsheet cũng có thể được tạo ra có một chiều thứ ba hay còn gọi là 3 chiều (3-D) trong hàm truy vấn Excel bằng cách sử dụng tab, như thế này:

Trong bài này, một tab có thể phục vụ như là một chiều thứ ba. Hãy nghĩ sheet của bạn như là một khối lập phương chứa các số thay vì chỉ là một mảng 2-chiều.

Để cụ thể hơn giúp minh họa điều này, bạn hãy nghĩ xem một tòa nhà có ba tầng, mỗi tầng có một mảng 4 × 4 của người thuê nhà. Và mỗi phòng là có một người trong đó có đại diện là tên của họ.Với một spreadsheet, Tất cả các tầng sẽ được đại diện 2-chiều của một bản đồ tầng, tầng đầu tiên sẽ như thế này:

Tầng thứ hai như thế này:

... Và các tầng thứ ba như thế này:

Mỗi tầng là một tab riêng biệt trong một worksheet. Để làm cho nó rõ ràng hơn, bạn có thể thay đổi tên của các tab từ Sheet1, Sheet2 và Sheet3 đến First, Second và Third, như thế này:

Bây giờ để sử dụng sheet 3-chiều mà bạn đã tạo, bạn cần phải nghĩ là mỗi người sống trong không gian 3-chiều, với một địa chỉ. Ví dụ, một người tên là Rena sống trên tầng thứ ba, trong ô B2, vì vậy địa chỉ của cô ta sẽ là ThirdB2, hay trong spreadsheet Third!B2 (dấu chấm than kí hiệu địa chỉ giữa các tab).

Vì vậy, để sử dụng như một sheet bạn có thể thêm vào một cái gì đó hữu ích cho sheet , giống như câu hỏi "Ai sống trong phòng X trên tầng Yth?" Vì vậy mà người quản lý căn hộ có thể tìm ra dễ dàng trong trường hợp này, chỉ cần gõ vào địa chỉ và tên tầng vào. Trong bảng, nó sẽ giống như thế này:

Các ô với các vòng tròn đại diện, là nơi một người sử dụng của sheet sẽ gõ số phòng đầu tiên , chẳng hạn như d4, sau đó là tầng, và sau đó là sheet sẽ cho câu trả lời, như thế này:

Jill sống trong phòng d4 trên tầng First(đầu tiên), mà bạn có thể nhìn thấy bằng cách nhìn vào tab tầng First ở trên. Tất nhiên, để làm cho sheet cung cấp cho bạn câu trả lời như đã thấy ở trên, bạn phải sử dụng một số hàm Excel, trong trường hợp này, trước tiên bạn sẽ cần phải xây dựng địa chỉ bằng cách ghép tên tầng với ô địa chỉ bằng cách làm này:

Ở đây, bởi vì tên tầng này là của ô K10 , và địa chỉ ô (phòng) là I10, chúng ta có thể làm cho các địa chỉ bằng cách ghép chúng lại với nhau bằng cách sử dụng "&" và thêm một dấu than "!" giữa chúng và nó sẽ như hình:

Trong ô K16, mà chúng ta đã chọn một cách ngẫu nhiên để giữ kết quả của việc ghép nối. Tiếp theo, trong ô trả lời, (nơi mà hiển thị Jill ở trên), bạn gõ = INDIRECT (K16) để làm cho nội dung của ô K16 được hiểu như là một địa chỉ ô chứ không phải là văn bản đơn giản, kết quả là câu trả lời chúng ta sẽ tìm kiếm, Jill.

Bạn có gặp khó khăn khi sử dụng Excel không? Hãy thử các tính năng trợ giúp của Microsoft Excel 

Với những tính năng này, bạn có thể giải quyết tất cả các vấn đề về Excel. Đó cũng là một trong những tính năng quan trọng, bởi vậy bạn có thể tìm ra những tính năng đặc biệt từ cơ bản đến phức tạp

Hãy thực hiện các bước hướng dẫn sau đây:

Chú ý: Bạn có thể kết nối với Internet để biết thêm về các tính năng trợ giúp của Microsoft Excel 2003

Để bắt đầu trợ giúp của Microsoft Excel

- Kích vào biểu tượng Microsoft Excel Help (dấu ?) trên thanh công cụ Standard

- Bạn sẽ thấy task pane của Excel Help hiển thị phía bên phải màn hình Excel

- Gõ từ có liên quan vào mục Search for để được trợ giúp

- Ví dụ: Gõ “excel chart” và ấn Enter. Sau đó, kết quả tìm kiếm được hiển thị (thường có khoảng 20 kết quả)

- Kích vào chủ đề nào đó, chúng sẽ đề cập tới cách tạo một biểu đồ trong Excel, sau đó kích vào Create a chart

- Cách này sẽ cho bạn những hướng dẫn để tạo một biểu đồ. Có 2 bước để tạo một biểu đồ.

- Bạn có thể kích vào đường link để biết thêm thông tin. Sau khi kết thúc, kích vào nút Close để trở lại pane Search Results

- Để tìm kiếm đề tài khác, chỉ cần kích nút Back từ pane Search Results để quay lại các trang đã xem qua. Bạn cũng có thể sử dụng nút Forward để trở lại những trang trước đó.

Nếu tất cả những gì bạn đang thực hiện với Excel đều chỉ là trong các trang bảng tính đơn giản thì bạn có thể sử dụng một sổ cái và một chiếc bút lông. Sổ cái này sẽ không tính toán tất cả mọi thứ cho bạn, nhưng thực sự có rất nhiều công cụ có giá trị sẽ giúp bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. 

1. Tổng số phụ. Khi bạn gặp phải hàng tệp dữ liệu được sắp đặt theo ngày tháng, nó sẽ rất khó cho việc xem được một cách tổng thể. Tính năng tổng số phụ có trong Excel có thể giúp bạn khắc phục điều này. Kích Subtotal trên ribbon (menu) Data trong Excel 2007 hoặc chọn Subtotals từ Data trong Excel 2003. Mặc định nó sẽ cung cấp một tổng số phụ sum-type (kiểu tổng) cho mỗi một thay đổi diễn ra trong cột [tận cùng bên trái, nhưng bạn có thể chọn lấy một cột và thao tác mà bạn thích. Thậm chí bạn có thể tạo nhiều tổng số phụ, có thể cho tháng, quý hoặc năm. Một dải băng nằm ở bên trái sẽ cho phép bạn giữ bí mật các dữ liệu chi tiết và chỉ cho xem các mức khác của tổng số phụ. 

2. Tự động định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện trong Excel 2003 là điều trở ngại. Với Excel 2007, nó sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.

3. Bảng phân tích (PivotTable). Tính năng PivotTable của Excel cho phép bạn có được sự phân tích dữ liệu nhanh và linh hoạt. Bạn có muốn xem số lần mỗi giá trị xuất hiện trong một cột quá dài? Hãy đánh dấu cột đó, kích vào PivotTable trên tab Insert (trong Excel 2003, chọn PivotTable từ menu Data), và kích Finish. Kéo trường tên đầu cột vào hộp Row Labels và vào hộp Values (trong Excel 2003, là vùng Drop Row Fields Here và vùng Drop Data Items Here). Ngay lập tức bạn sẽ có được một danh sách phân loại của tất cả các giá trị trong cột, cùng với số lần mỗi giá trị này xuất hiện. Đó chính là bí quyết của PivotTable. 

4. Kiểm soát tài liệu (Document Inspector). Các tài liệu của Excel 2007 gồm có nhiều thông tin hơn so với các hàng và cột dữ liệu. Chúng có thể chứa những thay đổi được đánh dấu, các comment, các thuộc tính riêng,… Để xem xét dữ liệu ẩn trong tài liệu Excel 2007, kích nút Office ở trên cùng bên trái, trỏ tới Prepare và kích Inspect Document. Nó rất giống với Document Inspector trong Word, nhưng thay vì tìm kiếm văn bản ẩn nó tìm kiếm các hàng và cột ẩn, các trang bảng tính ẩn và các đối tượng đã được định dạng ẩn. Excel 2003 không có tính năng này. Hầu hết những gì nó có thể thực hiện (không nhiều) là remove các thông tin cá nhân từ các thuộc tính của file khi bạn lưu chúng.

5. Xem ngắt trang (Page Break Preview). Excel sẽ in trang bảng tính của bạn bằng cách sử dụng nhiều trang cần thiết để có thể hiển thị tất cả dữ liệu cả theo chiều dọc và ngang. Nếu cột cuối cùng không thích hợp thì việc in trang bảng tính có thể cần gấp đôi số trang. Thậm chí còn lãng phí hơn nếu bạn bỏ các trang đã in đó và thực hiện in lại. Để tránh điều bực mình này, hãy kích Page Break Preview trên ribbon View (trong Excel 2003 chọn Page Break Preview từ menu View). Lúc này khi bạn thay đổi kích thước lại các cột, thay đổi cữ chữ hoặc tạo các thay đổi layout khác, bạn sẽ ngay lập tức thấy hiệu ứng về ngắt trang. Nó cũng là một cách nhanh chóng để tìm ra số trang bạn sẽ phải in. 

6. AutoSum. Sau khi đã nhập một số số hạng vào một cột nào đó thì có đến chín trong mười lần bạn sẽ kết thúc cột bằng một tổng số. Excel có thể tính toán dễ dàng tổng của một hàng hoặc một cột. Kích một ô sau hàng hoặc cột và kích nút AutoSum từ ribbon Home trong Excel 2007 hoặc toolbar trong Excel 2003 (hoặc đơn giản có thể nhấn Alt-=). Excel sẽ tính tổng của hàng hoặc cột một cách tự động. Nếu bạn không muốn tính tổng này, hãy kích menu của nút để chọn các mục average (trung bình), minimum (tối thiểu), maximum (tối đa) hay các chức năng khác.

7. Các bảng và danh sách (Excel lists/tables). Excel 2003 gọi chúng là các danh sách còn trong Excel 2007 lại gọi là các bảng. Dù chúng có được gọi bằng tên nào đi chăng nữa thì tính năng này cũng cho phép bạn có thể định nghĩa một dải các ô, phân loại, lọc, và tính tổng của các cột một cách dễ dàng, bên cạnh đó còn có thể chèn và gắn thêm hàng mà không cần điều chỉnh các công thức của bạn. Excel 2007 cũng cung cấp rất nhiều các kiểu bảng được định nghĩa từ trước để tạo sự dễ dàng trong việc định dạng. Trong Excel 2003, bạn đánh dấu các ô và chọn Data | Lists | Create List từ menu. Trong Excel 2007, kích Table trên ribbon Insert. 

8. Lấy dữ liệu từ Web. Bạn gặp một bảng thống kê các dữ liệu trên một trang Web nào đó; và muốn kéo chúng vào Excel! Kích From Web trong ribbon Data (trong Excel 2003, chọn Data | Import External Data | New Web Query từ menu). Copy/paste địa chỉ trang web từ trình duyệt web của bạn vào hộp thoại New Web Query. Một biểu tượng hình mũi tên sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi bảng mà Excel có thể import; kích một hoặc một số trong số đó, sau đó kích nút Import. Ngay lập tức dữ liệu sẽ nằm trong bản tính của bạn. Nó có trạng thái bán trực tuyến – hãy kích nút Refresh Data trong thanh công cụ nổi (2003) hoặc nút Refresh All trong ribbon Data (2007) để cập nhật trang bảng tính của bạn với những dữ liệu mới nhất.

Kỹ thuật in, hay làm thế nào để in bảng tính trong Excel? 

Để in được, Microsoft Excel cần máy in phải được cài đặt và kết nối với máy tính của bạn. Nếu máy in đã được kết nối với máy tính. Hãy bật máy in và đặt giấy vào khay máy in.

Sau đây là các bước hướng dẫn về cách in trong Excel.

Cài đặt trang in

Cài đặt trang in bao gồm thay đổi kích thước trang, định dạng trang và chất lượng trang in

Thay đổi tùy chọn thiết lập trang

- Từ menu File, chọn Page Setup.

- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Page

Thiết lập định hướng trang in 

Trong phần Orientation, kích vào các nút chọn Portrait (quay giấy dọc) hoặc Landscape (quay giấy ngang)

Thiết lập kích thước trang in

- Trong phần Scaling, chọn Adjust to: nhập tỷ lệ phần trăm (bạn có thể kích nút lên hoặc nút xuống để tăng hoặc giảm kích thước)

- Chọn Fit to: thiết lập độ rộng và chiều cao cho trang

Thiết lập những lựa chọn khác cho trang in

Căn lề trang in

Căn lề trang in trong Microsoft Excel bao gồm căn chỉnh lề trên, lề dưới, lề trái, phải của trang. Bạn cũng có thể căn chỉnh để dữ liệu đặt ở giữa trang.

Để thay đổi lề trang

- Hộp thoại Page Setup xuất hiện, chọn tab Margins

- Kích lần lượt Top, Bottom, Left, Right và thay đổi các thiết lập

- Kích vào Header để thay đổi lề đầu trang và Footer để thay đổi lề chân trang

- Kích OK. Chú ý: Tại phần Center on page, bạn có thể chọn Horizontally (theo chiều ngang) hoặc Vertically (theo chiều dọc) để có được vị trí đặt dữ liệu tốt nhất

Thiết lập Header/Footer

Thiết lập đầu trang (Header) và chân trang (Footer) rất quan trọng, nó tác động đến cách nhìn tổng quát của một trang in.

Thay đổi tiêu đề trang và chân trang

- Chọn tab Header/Footer từ hộp thoại Page Setup

- Kích vào mũi tên xổ xuống của phần Header: các kiểu header đã có sẵn trong danh sách. Lựa chọn kiểu đặt header bạn muốn

- Kích nút Custom Header hoặc Custom Footer để hiển thị hộp thoại Header (hoặc Footer)

- Trong phần Left section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề trái của header hay footer

- Trong phần Center section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở giữa của header hoặc footer

- Trong phần Right section: Nhập dữ liệu để xuất hiện ở lề phải của header hoặc footer

- Bạn cũng có thể lựa chọn các tùy chọn sau:

- Kích OK sau khi kết thúc

- Tiêu đề trang (chân trang) mới sẽ được hiển thị trong hộp thoại Page Setup

- Kích OK để đóng hộp thoại Page Setup

Excel Printing – Thiết lập bảng tính

Trong việc in ấn Excel, thiết lập trang tính rất quan trọng. Nó sẽ kiểm soát trang nào được in và nơi để in. Bởi vậy phải chắc chắn bạn thực hiện những bước sau thật cẩn thận

Thay đổi các tùy chọn trang tính

- Từ menu File, chọn Page Setup.

- Hộp thoại Page Setup hiển thị, chọn tab Sheet 

- Thay đổi các tính năng sau:

- Một số đặc tính ở mục Print (khi tích vào những lựa chọn này):

- Phía bên phải hộp thoại, có 3 nút:

Thay đổi cài đặt in trong Excel

- Từ menu File, chọn Print.

- Hộp thoại Print hiển thị, thực hiện những thay đổi cần thiết sau:

- Ở phần Printer, mục Name: lựa chọn máy in bạn muốn dùng

- Trong phần Page range, lựa chọn All nếu bạn muốn in tất cả các trang trong một vùng, hoặc nhập trang bắt đầu in vào From và kết thúc vào To

- Trong phần Print what, lựa chọn phần muốn in. Ví dụ, Phần được chọn, phần trang tính, hay toàn bộ sổ làm việc

- Trong mục Number of copies: chỉ định số bản được in ra

- Kích vào nút Properties để hiển thị hộp thoại Properties

- Thay đổi các lựa chọn. Lựa chọn này sẽ làm thay đổi kết quả trên máy in

- Kích OK để đóng hộp thoại

- Kích tiếp OK để bắt đầu in worksheet

Chú ý: Trước khi kích nút OK, phải chắc chắn là bạn đã đặt giấy vào khay của máy in.

Các tính năng bảo vệ bảng tính và file Excel cho phép bảo vệ tài liệu và chỉ người có quyền mở được. Bạn có thể đặt mật khẩu và khi có ai đó muốn mở tài liệu thì cần phải có mật khẩu đó.

Lập mật khẩu để mở và chỉnh sửa file

- Từ menu File, kích Save As.

- Hộp thoại Save As xuất hiện, kích Tools và từ menu xổ xuống chọn General Options.

- Hộp thoại Save Options xuất hiện, nhập mật khẩu vào mục Password to open: Với tính năng này, bạn phải nhập mật khẩu để mở file

- Nếu bạn chỉ nhập mật khẩu vào Password to modify thì đây là một cách vẫn cho phép mở và xem tài liệu. Nếu người đọc muốn chỉnh sửa và lưu lại thì phải nhập mật khẩu, nếu không có mật khẩu thì phải lưu với một tên khác.

- Kích nút OK. Sau đó bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng.

Chú ý:

+ Hộp chọn “Always create backup” của Excel sẽ tạo một file sao chép trong mọi lúc khi lưu file. File có đuôi mở rộng là BAK, file backup sẽ được lưu trong thư mục như file gốc.

+ Nếu mục "Read-only recommended" được tích, hộp thoại sau đây hiển thị khi tài liệu được mở lại

- Kích Yes.

- Tài liệu sẽ được mở lại với tính năng chỉ đọc ‘read-only’

- Nếu có thay đổi trên file, bạn không thể lưu với tên file đó. Vì vậy muốn lưu được bạn cần thay đổi tên file

Gỡ bỏ mật khẩu trên một file

- Mở file chứa mật khẩu muốn gỡ bỏ (mở bằng cách nhập mật khẩu khi có yêu cầu)

- Từ menu File, kích Save As.

- Hộp thoại Save As hiển thị, chọn General Options từ menu xổ xuống của biểu tượng Tools

- Hộp thoại Save Options hiển thị, xóa mật khẩu đã đặt

- Kích nút OK để đóng hộp thoại Save Options

- Kích nút Save để lưu file, hiển thị một hộp thoại

- Kích nút Yes

Bảo vệ file

- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Workbook. 

- Hộp thoại Protect Workbook hiển thị

- Hộp thoại Protect Workbook cho bạn 2 lựa chọn:

 - Nhập mật khẩu vào cột Password. Kích OK.

- Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng

- Kích OK.

Bỏ bảo vệ file

- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Unprotect Workbook.

- Nhập mật khẩu và kích OK.

Bảo vệ bảng tính (sheet)

- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Protect Sheet.

- Hộp thoại Protect Sheet hiển thị

- Từ hộp thoại Protect Sheet, bạn có thể tích vào các tính năng ở mục “Allow all users of this worksheet to” để không ai có thể thay đổi các định dạng đó. Nếu mục nào không được tích thì người khác có thể có các thay đổi theo mục đó.

- Nhập mật khẩu trong cột Password to unprotect sheet, kích OK

- Bạn phải nhập lại mật khẩu để chắc chắc mật khẩu hoàn toàn đúng

- Kích OK.

Bỏ bảo vệ bảng tính (sheet)

- Từ menu Tools, chọn Protection và kích Unprotect Worksheet.

- Nhập mật khẩu và kích OK.

Macro là một chương trình bao gồm các lệnh và hàm được thi hành các thao tác mỗi khi bạn cần. Macro có thể tự động thực hiện thao tác và làm giảm các bước để hoàn thành những công việc thường xuyên.

Cách đơn giản để tạo một Excel Macro là có bản ghi các hoạt động Excel và lưu giữ nó như một macro. Macro có thể chạy lại hay thay đổi bất cứ lúc nào.

Tạo macro

- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Record New Macro.

- Hộp thoại Record Macro hiển thị, nhập vào tên ở mục Macro name

- Trong phần Description: mặc định là dạng “Macro recorded 8/26/2006 by SmartPoint” (tức là gồm có ngày tháng và tên người sử dụng. Nếu muốn, bạn có thể thay đổi)

- Để bắt đầu ghi, kích OK

- Thực hiện các hành động để macro ghi lại, các hành động này có thể là sự phối hợp nhiều lệnh trong Excel.

- Để dừng ghi, từ menu Tools, chọn Macro và kích Stop Recording.

Gán một phím tắt cho macro

- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Macros.

- Hộp thoại Macros xuất hiện, chọn tên macro (nếu đã lưu trước đó) để gán một phím tắt.

- Kích nút Options để hiển thị hộp thoại Macro Options

- Tại mục Shortcut key, nhập một ký tự vào sau hộp Ctrl+ (ví dụ Ctrl+ I). Phím tắt này sẽ được sử dụng để gọi macro.

- Kích OK để trở về hộp thoại Macro

- Kích nút Cancel để bỏ qua hộp thoại.

Chạy macro sử dụng công cụ lệnh

- Từ menu Tools, chọn Macro và kích Macros.

- Hộp thoại Macro hiển thị, trong mục Macro name, chọn tên macro mà bạn muốn chạy

- Kích nút Run. Chú ý: Nếu bạn muốn thay đổi hay xóa macro, chỉ cần kích vào nút Edit hay Delete

Chạy macro bằng phím tắt

- Ấn tổ hợp phím Ctrl+? (với ? là ký tự đã gán) 

Tạo một nút lệnh và gán Excel macro

- Nếu thanh công cụ Forms không hiển thị, kích chuột phải trên thanh công cụ, từ menu pop-up, chọn Forms.

- Để tạo một nút lệnh, từ thanh công cụ Forms kích vào biểu tượng Button

- Sau đó dùng chuột kéo tới vị trí bạn muốn, khi đó xuât hiện dấu + và bạn có thể kéo tới cỡ tùy ý

- Khi nhả chuột, hộp thoại Assign Macro xuất hiện.

- Kích nút Record, hộp thoại Record Macro xuất hiện

- Từ mục Macro name: nhập tên của macro cần gọi

- Kích nút OK

- Khi đó, macro được lưu lại một cách thông thường, kích vào nút lệnh, chọn Edit Text từ menu pop-up

- Để chạy macro, kích vào nút vừa tạo.

Thay đổi tên button

- Kích đúp vào button, khi đó tên button được đánh dấu

- Gõ vào một tên mới và kích vào vùng bảng tính

Xóa button

- Kích vào nút và ấn phím Delete

Khi làm việc với bảng tính, đôi khi bạn muốn sử dụng cùng layout hoặc thiết kế. Bạn có thể tạo lại thiết kế mọi lúc để sử dụng hoặc có thể tự tạo một mẫu.

Bạn có thể tạo mẫu cho các workbook và worksheet. Dạng mẫu mặc định cho workbook gọi là Book.xlt. Dạng mặc định cho worksheet gọi là Sheet.xlt

Tạo các dạng mẫu gồm các phần sau:

·                     Văn bản và đồ họa

·                     Layout và các kiểu định dạng

·                     Đầu trang (Headers) và chân trang (Footers)

·                     Các công thức

·                     Macro

Tạo một mẫu

- Tạo workbook gồm tất cả các layout và định dạng các phần tử bạn muốn để lưu lại thành một dạng mẫu

- Từ menu File, kích Save As.

- Đặt tên mẫu trong mục File name

- Từ Save as type: kích vào mũi tên xổ xuống danh sách, chọn Template.

- Chọn Save. Đuôi mở rộng .XLT được thêm vào tên file và dạng mẫu đã được lưu trong thư mục Templates

Sử dụng mẫu

- Từ menu File, kích New để hiển thị phần New Workbook

- Từ New Workbook, kích vào đường link On my computer… để hiển thị hộp thoại Template

- Chọn tab General hoặc Spreadsheet Solutions để định vị mẫu bạn muốn. Với mẫu đã mặc định, chọn tab General và chọn biểu tượng Workbook

Chú ý: Trong tab Spreadsheet Solutions, có thể thấy 5 mẫu có sẵn. Bạn có thể sử dụng đĩa Microsoft Office để cài đặt những tính năng và sử dụng chúng.

- Kích OK để mở ra một mẫu

Chú ý: Excel 2003 cho phép truy cập thêm các mẫu trên website của Microsoft Office Chỉ cần kích vào đường link Templates on Office Online trên pane New Workbook, từ đó có thể tìm kiếm những mẫu mà bạn cần.

Sự khác nhau giữa Excel template và Excel style?

Style là một tập hợp các định dạng thông tin của ô như font size (cỡ chữ), patterns (kiểu dáng), alignment (canh lề),… bạn có thể xác định và lưu lại thành một nhóm

Nếu việc định dạng thông tin sử dụng style, nó có thể cập nhật một cách dễ dàng hình thức sheet bằng cách thay đổi styles.

Excel có một số kiểu không xác định rõ, tất cả các ô đều có kiểu Normal. Nó có thể copy style từ một Workbook này tới Workbook khác.

Tạo một style

- Lựa chọn một ô định dạng với các thuộc tính

- Từ menu Format, kích Style.

- Hộp thoại Style xuất hiện, gõ tên kiểu vào Style name hoặc kích vào mũi tên xổ xuống và chọn

- Lựa chọn nút Modify để thay đổi các thuộc tính. Hộp thoại Format Cells hiển thị

- Kích chọn các tab Number, Alignment, Font, Border, Patterns, Protection và thực hiện các thay đổi. Kích OK để trở lại hộp thoại Style

- Kích OK 

Áp dụng một style

- Lựa chọn vùng bạn muốn định dạng

- Từ menu Format, kích Style.

- Lựa chọn style từ Style name

- Kích OK.

Việc tạo lập bảng là điều hoàn toàn đương nhiên trong Microsoft Excel, tuy nhiên từ những thông tin trong bảng để đưa ra một kết quả phân tích mới là điều đáng nói. Bài này sẽ hướng dẫn các bạn 4 bước để tạo một biểu đồ Excel dựa vào trình Wizard.

Chúng ta sử dụng từng bước trong Chart Wizard để tạo một biểu đồ thể hiện kết quả bài kiểm tra của sinh viên đối với các môn English, Science, Mathematics

Bước 1: Loại biểu đồ

- Kích vào một ô dữ liệu bất kỳ có chứa thông tin bạn muốn đưa vào biểu đồ, hoặc bôi đen chính xác dữ liệu cần hiển thị trong biểu đồ.

- Kích vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ Standar. Hộp thoại Chart Wizard hiện thị:

- Từ Chart type: Lựa chọn kiểu biểu đồ bạn muốn tạo

- Sau đó từ Chart sub-type: Lựa chọn dạng thức đúng yêu cầu bạn muốn áp dụng cho kiểu biểu đồ

- Để thấy được cách lựa chọn biểu đồ, kích vào Press and Hold to View Sample trong hộp thoại. Trong ví dụ trên, chúng tôi để lựa chọn đó là mặc định

- Kích vào Next để hiển thị trang tiếp theo của hộp thoại - Chart Source Data.

Bước 2: Nguồn dữ liệu

- Data Range cho phép bạn chỉ định dữ liệu một cách chính xác để hiển thị trong biểu đồ

- Bạn có thể chọn cách để hiển thị Series in Rows hay Columns. Trong trường hợp dữ liệu ở ví dụ trên, có hai kết quả được minh họa. Chọn Series in Rows.

- Kích vào nút Next, hộp thoại Chart Options xuất hiện

Bước 3: Các tùy chọn cho biểu đồ

Từ hộp thoại Chart Options, bạn có thể lựa chọn các tab Titles, Axes, Gridlines, Legend, Data Labels, Data Table và tạo nhưng thay đổi cần thiết

Thêm tiêu đề biểu đồ

- Trong mục Chart title: đặt tên cho biểu đồ (ví dụ Exam results).

- Trong mục Category (X) axis: nhập tiêu đề cho trục X (ví dụ Subject)

- Trong mục Category (Y) axis: nhập tiêu đề cho trục Y (ví dụ Mark score)

- Ví dụ trên được minh họa như sau:

Điều chỉnh trục biểu đồ

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn thẻ Axes

- Nó cho phép điều chỉnh các trục hiển thị, bạn có thể chọn hay không chọn trục nào đó trên vào hộp chọn để thấy kết quả trên biểu đồ

Điều chỉnh gridlines biểu đồ

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn thẻ Gridlines

- Bạn có thể lựa chọn để hiển thị trục X và Y lớn hay nhỏ bằng cách kích lên hộp chọn

Điều chỉnh chú thích biểu đồ

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn thẻ Legend

- Bạn có thể lựa chọn để hiển thị hay không hiển thị chú thích biểu đồ và sắp đặt vị trí các chú thích trong biểu đồ bằng cách kích vào nút radio.

Điều chỉnh nhãn cho dữ liệu

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn the Data Labels

- Bạn có thể chọn để hiển thị hay không hiển thị nhãn dữ liệu bằng cách kích vào nút radio

Hiển thị dữ liệu bảng

- Từ hộp thoại Chart Option, kích chọn tab Data Table

- Bạn có thể lựa chọn để hiển thị hay không hiển thị dữ liệu bảng của biểu đồ bằng cách kích vào hộp chọn

- Kích Next để tiếp tục, khi đó trang cuối của hộp thoại xuất hiện – Chart Location

Bước 4: Vị trí đặt biểu đồ

Xác định vị trí biểu đồ

- Bạn có thể chọn để đặt biểu đồ lên bảng tính như một đối tượng, hoặc đặt biểu đồ ở một bảng tính mới. Có hai lựa chọn sau:

·                     As new sheet: Biểu đồ được đặt ở một bảng tính mới

·                     As object in: Biểu đồ được đặt ở bảng tính hiện hành

- Kích vào Finish để kết thúc, khi đó biểu đồ được tạo sẽ như trong quá trình Chart Wizard.

Công thức trong Excel là một chương trình thực hiện các phép tính toán trên bảng dữ liệu. Các công thức này thực hiện những phép toán rất chính xác như phép cộng, nhân, hay so sánh các giá trị trong worksheet.

Nhập công thức

- Đặt con trỏ vào ô cần nhập công thức và hiển thị kết quả.

- Gõ dấu “=“

- Nhập biểu thức mà bạn muốn tính, ví dụ: A5+E5. Với công thức này thì nó sẽ cộng giá trị của ô A5 với E5.

- Sau khi nhập công thức, ấn phím Enter. Kết quả của phép tính sẽ được hiển thị trong ô vừa nhập

- Nếu công thức bị lỗi, thông báo lỗi sẽ hiển thị bắt đầu bằng một dấu #

Nhập miền tham chiếu bằng con trỏ

- Đặt con trỏ vào ô cần hiển thị kết quả công thức

- Nhập công thức để tính trên một cột hay miền giá trị. Ví dụ gõ công thức =E2+E5, có nghĩa là giá trị của ô E2 cộng giá trị của ô E5.

- Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô từ ô tham chiếu đầu tiên (trong trường hợp này là E2). Công thức sẽ kiểm tra và giá trị hiện hành sẽ được đưa vào công thức

- Gõ phép +

- Sử dụng các phím mũi tên, di chuyển con trỏ ô tới ô tham chiếu thứ hai, (trong trường hợp này là E5). Nếu bạn tính toán trong một vùng dữ liệu thì giữ phím Shift đồng thời di chuyển phím mũi tên tới tất cả các ô cần tính.

- Sau khi đã chọn hết các ô cho công thức, nhấn phím Enter để có kết quả

Các hàm Excel cơ bản

Hàm là các lệnh đặc biệt được sử dụng trong công thức để thực hiện quá trình tính toán.

Nhập các hàm vào bảng tính

- Lựa chọn ô để hiển thị kết quả công thức

- Chèn dấu (=) vào trước công thức. Thanh công cụ của công thức hiển thị

- Gõ tên một hàm (ví dụ hàm SUM), sau đó là dấu mở ngoặc đơn “(“ , (vì nhiều đối số phụ thuộc vào hàm), và kết thúc là “)”. Ví dụ ta gõ SUM(E2:E5)

- Nhấn phím Enter. (Nếu không có lỗi trong công thức, kết quả của hàm sẽ được hiển thị. Nếu bạn kích vào ô đó, hàm sẽ hiển thị trong thanh công thức)

Sử dụng hàm AutoSum

- Các hàm có thể được truy xuất thông qua biểu tượng AutoSum trên thanh công cụ Standard. Một số hàm sẽ được hiển thị khi kích vào mũi tê xổ suống bên cạnh biểu tượng AutoSum.

- Ví dụ, ô hiện hành đặt ở dưới danh sách của giá trị, AutoSum sẽ hiển thị một hàm tổng với danh sách các đối số liên tiếp trên nó.

- Hàm Sum: Tính tổng danh sách các đối số

- Hàm Average: Hàm tính giá trị trung bình của danh sách các đối số

- Hàm Count: Đếm các giá trị trong danh sách các đối số

- Hàm Max: Trả về giá trị lớn nhất trong danh sách các đối số

- Hàm Min: Trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số

Ví dụ: Sử dụng hàm Average (tính trung bình)

Nhập vào các giá trị như ở bên dưới từ B1 đến B5, lựa chọn ô B6 để nhập công thức

- Kích vào mũi tên xuống bên cạnh biểu tương AutoSum trên thanh công cụ Standard và chọn hàm Average từ menu đó.

- Nếu vùng được chọn đúng, nhấn phím Enter. Nếu vùng chọn không đúng, lựa chọn (kích hoặc kéo) vùng bạn muốn bằng chuột và ấn phím Enter

- Kết quả được hiển thị ở ô B6. Bạn có thể sử dụng cách như trên để áp dụng cho các hàm khác như Sum, Max,….

Các công thức và hàm trong Excel là một tính năng đặc biệt trong Microsoft Excel. Nó thực sự quan trọng và bạn có thể làm chủ được nó.

Đôi lúc chuột máy tính của bạn gặp những vấn đề không mong muốn khi làm việc với Excel và việc “quẳng” nó đi nhiều khi lại là biện pháp hay nhất. Nếu gặp trường hợp như thế thì những phím tắt  “vô giá” dưới đây thật sự cần thiết cho bạn.

Danh sách là đặc tính mới rất hữu ích trên Excel 2003 nếu như bạn không muốn tính tổng số phụ các cột; Excel luôn vô hiệu hoá đặc tính Subtotal (tính tổng sổ phụ) đối với danh sách. Hiện nay, để có thể quản lý danh sách và việc thực hiện các phép tính toán ra tổng số phụ thì bạn sẽ phải tiến hành theo một cách rất phức tạp. Vì vậy hãy tạm thời chuyển đổi danh sách thành dạng truyền thống và qua đó dễ dàng hơn khi tính tổng số phụ.

Excel 2007 gọi các danh sách là các bảng. Nếu như bạn đang sử dụng phiên bản Excel 2002 hay một phiên bản nào trước đó thì vẫn có thể sử dụng đặc tính Subtotal. Bạn sẽ biết các danh sách được đặt ở vị trí nào bằng các điều khiển nhỏ có khả năng xổ xuống ở bên phải mỗi tiêu đề ô.

Trước khi có thể tính tổng số phụ các dữ liệu danh sách thì bạn phải chuyển đổi sang dạng danh sách thông thường như sau:

1. Kích chuột tại bất cứ vị trí nào trên bảng tính.

2. Đối với Excel 2003, chọn Lists từ trình đơn Data và chọn Convert to Range. Nếu bạn đang dùng Excel 2007 thì kích vào thẻ Design và kích Convert to Range trên nhóm các thanh công cụ.

3. Kích OK.

Bảng sau khi đã chuyển về danh sách thông thường

Sau khi đã chuyển đổi danh sách sang dạng thông thường, bạn hãy sắp xếp các dữ liệu theo nhu cầu tính toán của mình. Ví dụ như để tính tổng số phụ của cột Tổng theo Người bán thì trước tiên bạn phải sắp xếp dữ liệu theo cột Người bán như sau:

1. Kích chuột tại bất cứ vị trí nào trên cột Người bán.

2. Đối với Excel 2003 và các phiên bản trước đó thì bạn kích Sort Ascending hoặc là Sort Descending tùy theo yêu cầu. Đối với Excel 2007 thì bạn phải sắp xếp theo một cách đặc biệt bằng cách kích Sort and Filter trên thẻ Home, chọn Custom Sort...

Sắp xếp bảng theo nhóm Người bán

Sau khi đã tiến hành sắp xếp nhóm xong, bạn có thể bắt đầu tiến hành tính tổng phụ theo các bước sau:

1. Đặt trỏ chuột tại bất cứ vị trí nào trên bảng tính.

2. Đối với Excel 2003, chọn Subtotals từ trình đơn Data. Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007 thì hãy kích Subtotal tại nhóm Outline trên thẻ Data. Tại hộp thoại Subtotal bạn có một số lựa chọn như sau:

·                     Tại At Each Change In, chọn cột nhóm tính tổng phụ (Không phải cột chưa các giá trị sẽ tính tổng phụ). Trong ví dụ thì là cột Người bán.

·                     Tại Use Function, chọn chức năng phù hợp. Sum là chức năng mặc định và trong ví dụ thì Sum là chức năng được lựa chọn.

·                     Kiểm tra các cột tương ứng tại mục Add Subtotal To section. Trong ví dụ bạn chọn Tổng.

3. Sau khi đã xác định đúng cột và chức năng, kích OK.

Đặc tính này sẽ thêm một dòng tính tổng số phụ cho mỗi nhóm mà bạn đã xác định trên cửa sổ hộp thoại Subtotals. Trong ví dụ trên thì Người bán là nhóm mà Excel sẽ hiển thị một tổng số phụ.

Để khôi phục lại danh sách trước đó, bạn chọn bảng tính và nhấn tổ hợp phím Ctrl+L và kích OK để đóng cửa sổ hộp thoại Create List. Thậm chí bạn sẽ không phải xóa bỏ tổng số phụ đó trước. Ngay tại lần đầu tiên bạn sắp xếp bất kỳ một danh sách nào thì Excel sẽ cảnh báo tới bạn rằng tổng số phụ này sẽ được xóa bỏ. Tuy nhiên bạn có thể xóa tổng số phụ bằng cách hiển thị cửa sổ hộp thoại Subtotal và kích Remove All.

Bạn hoàn toàn có thể vào dữ liệu mà không cần nhập lại chính những thông tin mình đã nhập từ các sheet hay file khác trong Excel. Có khá nhiều cách để thực hiện việc nhập dữ liệu trong Excel một cách nhanh hơn, thông minh hơn mà thậm chí không cần đụng đến bàn phím.

Ví dụ đơn giản nhất là tính năng lấp đầy công thức của Excel, tính năng sẽ cho phép bạn nhập vào một ngày trong tuần hoặc trong tháng một cách tự động. Chỉ việc đơn giản nhập giá trị (ví dụ như January) vào một ô và nhấn Enter. Kích chọn ô vừa nhập và lưu ý đến một ô vuông đen nhỏ - còn gọi là nút điều khiển điền giá trị – ở góc dưới phải của ô đang được chọn. Khi để chuột tại vị trí điều khiển này, con trỏ chuột của bạn sẽ chuyển thành ký hiệu dấu cộng và bạn có thể kéo để tạo một chuỗi giá trị theo một công thức nào từ ô nhập ban đầu. Kéo dọc xuống hoặc sang phải (hay có thể sang trái hoặc kéo lên) để tạo các tháng khác nhau trong chuỗi theo ví dụ vừa nhập ở trên. Một thông báo nhỏ xuất hiện khi trỏ chuột kéo tới từng ô nhằm thông báo cho bạn biết giá trị tại ô đó sẽ được nhập là gì, nếu nhả chuột tại ô nào thì giá trị sẽ được điền cho đến ô đó.

Đây là một cách nhanh để nhập dữ liệu nhưng còn một số cách khác cũng tốt không kém. Các cách đó có thể tham khảo sau đây.

Nhập các số cơ bản

Excel sẽ điền đầy đủ một chuỗi số nếu bạn cung cấp cho nó hai số đầu tiên trong dãy (Nếu không có hai số Excel sẽ hiểu đơn thuần là chỉ copy dữ liệu). Ví dụ, nếu nhập vào hai số 2001 và 2002 trong các ô liên tiếp (có thể chiều dọc hoặc chiều ngang), chọn hai ô vừa nhập và kéo nút điều khiển điền giá trị cho đến số cuối của chuỗi số cần tạo (kéo theo chiều dọc nếu hai số nhập ban đầu dọc theo 2 ô, theo chiều ngang nếu hai số nhập ban đầu nằm ngang trên hai ô). Hoặc bạn có thể nhập vào hai số 2,4 và Excel cũng sẽ điền tiếp các số 6,8,10… Ngoài ra bạn có thể nhập vào ngày tháng và kéo dữ liệu, Excel cũng sẽ điền các số liên tiếp của ngày tháng dựa theo dữ liệu đã nhập.

Nếu kích chuột phải vào nút xuất hiện sau khi kéo dữ liệu, bạn sẽ thấy một menu xuất hiện và có thể chọn điền dữ liệu theo tuần, tháng hoặc năm thay vì ngày.

Danh sách tuỳ chọn

Đối với các tháng trong năm, ngày trong tuần, bạn có thể tự tạo danh sách cho chính mình sử dụng khi cần đến. Cách tạo danh sách này bạn có thể tham khảo trong bài Cách tạo các chuỗi AutoFill trên Excel mà chúng tôi mới giới thiệu gần đây.

Các chuỗi số phức tạp hơn

Để tạo một chuỗi số không liên tiếp, đầu tiên bạn nhập vào số đầu tiên của chuỗi, kích chuột phải và kéo nút điều khiển điền giá trị xuống dưới (hoặc sang ngang tuỳ vào mục đích của bạn). Nhả chuột phải và bạn sẽ thấy menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn Series để mở hộp thoại Series. Tại đây bạn chỉ định chuỗi là Growth. Để biết rõ kết quả của lựa chọn Growth này bạn có thể thực hành với số nhập ban đầu là 1 và giá trị step value của Growth trong hộp thoại Series là 2, sau đó kích OK. Kết quả là bạn sẽ có một chuỗi cấp số nhân với hệ số nhân là 2.

Thoải mái với danh sách sổ xuống

Một danh sách sổ xuống là cần thiết khi bạn đã thiết lập các tuỳ chọn và muốn người dùng chọn từ tuỳ chọn đó mà không được phép nhập vào. Tại một sheet mới, nhập vào các nội dung muốn đưa vào danh sách, chọn vùng đó và nhập tên của danh sách (ví dụ vattu) vào ô Names box ở bên trái thanh Formula. Tại một worksheet mới, chọn các ô muốn dữ liệu hiển thị dưới dạng danh sách. Kích chọn tab Data trên giao diện Ribbon và chọn Data Validation. Từ tab Settings chọn Allow | List, trong phần Source box nhập = và tên danh sách đã đặt (ví dụ =vattu). Kích OK. Và giờ bạn có thể kích vào các ô để lựa chọn giá trị từ danh sách sổ xuống.

Thông qua Form

Nút Form không hiển thị trong giao diện Ribbon của Excel 2007, tuy nhiên bạn có thể thêm nó vào thanh Quick Launch. Chọn nút Office, chọn Excel Options | Customize, sau đó trong danh sách Choose commands from chọn phần Commands Not in the Ribbon. Tìm và chọn phần Form... trong danh sách bên dưới. Kích vào Add và sau đó kích OK. Để hiển thị form, kích vào trong vùng bảng dữ liệu và kích chọn nút Form. Bạn có thể nhập vào dữ liệu của bảng từ Form này một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn mà không cần định hướng từ một vùng bảng quá rộng.

Chuỗi AutoFill ngẫu nhiên là danh sách các giá trị mà bạn nhập vào thường xuyên. Danh sách này có thể bao gồm tên nhân viên, tên các phòng ban... Vấn đề là bạn phải nhập đi nhập lại. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo ra một chuỗi AutoFill trên Excel 2003 theo các chỉ dẫn sau:

1. Nhập các giá trị và sau đó chọn danh sách các giá trị đó.

2. Chọn Options từ trình đơn Tools.

3. Kích thẻ Custom Lists.

4. Kích Import.

5. Kích OK để trở lại trang soạn thảo excel.

6. Chọn một ô trống, nhập mục đầu tiên trong danh sách và sau đó đưa chuột vào góc dưới phải của ô vừa nhập, kéo công thức nhập xuống cho đến khi hoàn thành danh sách.

Nếu bạn tạo một danh sách trên Office 2007 thì cần thêm một số thao tác như sau:

1. Nhập giá trị và sau đó chọn danh sách các giá trị đó.

2. Kích nút Microsoft Office

3. Kích Excel Options (ở góc dưới bên phải).

4. Kích Popular.

5. Tại mục Top Options For Working With Excel, chọn Edit Custom Lists.

6. Kích Import.

7. Kích OK hai lần.

8. Chọn một ô trống, nhập mục đầu tiên trong danh sách và sau đó đưa chuột vào góc dưới phải của ô vừa nhập, kéo công thức nhập xuống cho đến khi hoàn thành danh sách.

Trong mọi phiên bản, mọi thứ xử lý rất đơn giản cho đến khi bạn gặp trường hợp mục đầu tiên trong danh sách quá dài hay không cân đối. Nhưng bạn thật sự không muốn phải nhập tương tự trong phần còn lại của danh sách! Hoặc là giả sử như bạn xóa đi tên nhân viên đứng đầu danh sách, tùy chọn duy nhất cho bạn là tái tạo lại danh sách.

Bạn có thể tránh những cạm bẫy tiềm ẩn này bằng việc tạo tiêu đề cho danh sách bằng một tiêu đề chung và ngắn gọn, ví dụ như "Nhân viên" và sử dụng tiêu đề đó như mục đầu tiên. Chúng ta hãy thực hiện một ví dụ sử dụng Excel 2003:

1. Tại ô A1, nhập “Nhân viên”

2. Tại ô A2..A4 nhập một số tên.

3. Chọn ô A1..A4.

4. Chọn Options từ trình đơn Tools, chọn thẻ Custom Lists, kích Import sau đó nhấn OK.

5. Tại ô C1, nhập Nhân viên.

6. Kéo công thức nhập xuống cho tới ô C4.

Phương pháp này có 3 lợi ích:

·                     Bạn sẽ không phải tạo lại danh sách nếu như mục đầu tiên thay đổi.

·                     Một tiêu đều ngắn gọn sẽ giúp giảm số lượng dữ liệu bạn nhập từ bàn phím.

·                     Bạn sẽ không phải nhớ chính xác giá trị nhập vào hay đã nhập nó như thế nào (định dạng tên, họ tên..).

Tránh sử dụng phương pháp tiết kiệm thời gian này trên các chuỗi lặp lại bởi Excel sẽ bao gồm dòng tiêu đề trong danh sách.

Trong công việc văn phòng, nếu bạn cần giấu một bảng tính trong tài liệu Excel mà không muốn người khác dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để xem bảng tính, mà theo cách thông thường khi bạn dùng lệnh Format > Sheet > Hide để giấu các bảng tính (nếu không được bảo vệ bằng mật khẩu) thì chỉ cần người không chuyên thôi cũng đã có thể dùng lệnh Format > Sheet > UnHide để làm cho nó hiện ra bảng tính rồi.

Nhưng khi bạn áp dụng thủ thuật này thì bảng tính của bạn sẽ được an toàn hơn rất nhiều và đây cũng là một "phương án" mới để các bạn đọc tham khảo và có thêm được nhiều sự lựa chon trong công việc của mình

Các thực hiện như sau: Trong bảng tính cần được bảo mật, bạn hãy nhấn ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project - VBA Project, nhắp đúp vào VBA Project, tiếp tục nhắp đúp vào Microsoft Excel Objects để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi nhấn F4. Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2-xlSheetVeryHidden, cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào

Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn -1-xlSheetVisible là được.

Thành Luân

Nhưng khi bạn áp dụng thủ thuật này thì bảng tính của bạn sẽ được an toàn hơn rất nhiều và đây cũng là một "phương án" mới để các bạn đọc tham khảo và có thêm được nhiều sự lựa chon trong công việc của mình Các thực hiện như sau: Trong bảng tính cần được bảo mật, bạn hãy nhấn để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic ra. Trong cửa sổ Project - VBA Project, nhắp đúp vào , tiếp tục nhắp đúp vào để mở các bảng tính trong tài liệu sau đó rồi chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> rồi nhấn . Trong tùy chọn bạn nhắp vào dấu tam giác chọn , cuối cùng đóng Microsoft Visual Basic này lại và xem kết quả thế nào Khi nào muốn bảng tính hiện ra trở lại, thì bạn chỉ cần thực hiện lại các thao tác trên và chọn - là được.

1, Thao tác với dòng

a, Thêm dòng

- Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vào Entire rows -> Ok

b, Xoá dòng

- Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok

- Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện dòng

Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide

- Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩn dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhide

d, Chiều cao của dòng

Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok

Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vào Format -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên dòng.

2, Thao tác với cột

a, Thêm cột

- Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entire columns -> Ok

b, Xoá cột

- Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -> Ok

- Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện cột

Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide

- Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhide

d, Độ rộng của cột

Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok

Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vào Format -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên cột.

3, Thao tác với ô

a, Chèn thêm ô

Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần thêm chọn Insert

- Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải

- Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

b, Xoá bớt ô

Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần xoá chọn Delete…

- Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái

- Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên

4, Thao tác với Sheet (Worksheet)

a, Thêm sheet mới

- Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại

- Cách 1: Vào Insert -> Worksheet

- Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert... -> chọn Worksheet -> Ok

b, Thêm sheet là bản sao từ một sheet khác

Thực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàn toàn giống với sheet đã có, thao tác như sau

- Click chuột phải vào tên sheet muốn sao chép chọn Move or Copy…

- To book: là tên tệp đang chứa Sheet gốc

- Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trước Sheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng

- Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu bạn không chọn lựa chọn này thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.

c, Di chuyển và đổi tên Sheet

- Bạn có thể làm theo cách trên để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng chuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết.

- Nếu muốn đổi tên sheet nào thì bạn click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc click chuột phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.

d, Xoá bỏ sheet

- Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khi xoá sheet nào bạn phải chắc chắn.

- Cách 1: Click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, chọn Delete

- Cách 2: Chọn Sheet cần xoá, vào Edit -> Delete Sheet

Vậy là với nội dung bài này, nếu bạn đọc kỹ từng mục thì việc hoàn toàn làm chủ bảng tính chỉ còn vấn đề thực hành nữa thôi. Bạn có thể sử dụng bài tập của bài trước để thực hiện một số thao tác cơ bản với bảng tính của mình nhé. Chúc bạn thành công!

1, Thao tác với dòng

a, Thêm dòng

- Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vào Entire rows -> Ok

b, Xoá dòng

- Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok

- Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện dòng

Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide

- Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩn dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhide

d, Chiều cao của dòng

Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok

Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vào Format -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên dòng.

2, Thao tác với cột

a, Thêm cột

- Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.

- Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns

- Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert

- Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entire columns -> Ok

b, Xoá cột

- Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column -> Ok

- Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete

c, Ẩn/Hiện cột

Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

- Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide

- Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhide

d, Độ rộng của cột

Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok

Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vào Format -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên cột.

3, Thao tác với ô

a, Chèn thêm ô

Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần thêm chọn Insert

- Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải

- Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

b, Xoá bớt ô

Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần xoá chọn Delete…

- Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái

- Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên

4, Thao tác với Sheet (Worksheet)

a, Thêm sheet mới

- Worksheet mới sẽ được thêm vào bên trái của Sheet hiện tại

- Cách 1: Vào Insert -> Worksheet

- Cách 2: Click chuột phải vào tên sheet, chọn Insert... -> chọn Worksheet -> Ok

b, Thêm sheet là bản sao từ một sheet khác

Thực chất công việc này là bạn tạo ra một sheet mới có nội dung bên trong hoàn toàn giống với sheet đã có, thao tác như sau

- Click chuột phải vào tên sheet muốn sao chép chọn Move or Copy…

- To book: là tên tệp đang chứa Sheet gốc

- Before sheet: là vị trí đặt Sheet mới ở trước sheet nào (trong ví dụ này là trước Sheet1 hoặc Sheet2 hoặc Sheet3 hoặc đặt ở cuối cùng

- Create a copy: là có tạo ra một bản copy hay không, nếu bạn không chọn lựa chọn này thì công việc bạn làm chỉ có tác dụng di chuyển Sheet.

c, Di chuyển và đổi tên Sheet

- Bạn có thể làm theo cách trên để di chuyển sheet hoặc đơn giản chỉ cần sử dụng chuột kéo thả sheet nào đó vào vị trí cần thiết.

- Nếu muốn đổi tên sheet nào thì bạn click đúp chuột vào tên sheet đó hoặc click chuột phải vào tên sheet cần đổi chọn Rename.

d, Xoá bỏ sheet

- Chú ý là khi xoá bỏ một sheet thì bạn không thể Redo lại được, vì vậy trước khi xoá sheet nào bạn phải chắc chắn.

- Cách 1: Click đúp chuột phải vào Sheet cần xoá, chọn Delete

- Cách 2: Chọn Sheet cần xoá, vào Edit -> Delete Sheet

Vậy là với nội dung bài này, nếu bạn đọc kỹ từng mục thì việc hoàn toàn làm chủ bảng tính chỉ còn vấn đề thực hành nữa thôi. Bạn có thể sử dụng bài tập của bài trước để thực hiện một số thao tác cơ bản với bảng tính của mình nhé. Chúc bạn thành công!

Với một giao diện người dùng hướng kết quả mới. Microsoft Office Excel 2007 cung cấp các công cụ phong phú, có nhiều đặc tính giúp các bạn có thể sử dụng để phân tích, chia sẻ và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng.

Nội dung của bài
--------------------------------------------------------------------
> Giao diện người dùng hướng kết quả
> Nhiều hàng, cột hơn và nhiều giới hạn mới
> Office themes và Excel styles
> Định dạng có điều kiện phong phú hơn
> Viết công thức dễ dàng
> Nhiều hàm lũy thừa và công thức OLAP mới
> Cải tiến việc phân loại và lọc
> Các cải tiến về bảng biểu
> Các biểu đồ mới
> Biểu đồ chia sẻ
> Dễ dàng sử dụng PivotTable
> Kết nối nhanh với dữ liệu mở rộng
> Định dạng file mới
> In tốt hơn
> Nhiều phương pháp mới chia sẻ công việc
> Truy cập nhanh với nhiều template
--------------------------------------------------------------------

Giao diện người dùng hướng kết quả

Giao diện người dùng hướng kết quả làm cho bạn dễ dàng làm việc trong Microsoft Office Excel. Nhiều lệnh và đặc tính thông thường vẫn được dấu trong các menu phức tạp và thanh công cụ thì bây giờ trở lên dễ dàng hơn khi tìm trên các tab hướng nhiệm vụ, chúng gồm có các nhóm logic lệnh và nhiều tính năng. Các hộp thoại được thay thế với menu thả xuống hiển thị các tùy chọn có sẵn, chú thích chỉ dẫn hoặc phần duyệt mẫu xem trước được cung cấp để giúp bạn chọn tùy chọn hợp lý.

Dù bạn đang làm gì trong giao diện người dùng đi chăng nữa – dù nó đang định dạng hay phân tích dữ liệu – thì Excel cũng thể hiện cho bạn các công cụ hữu ích nhất để có thể thực hiện thành công nhiệm vụ đó.

Mọi công cụ đều được đưa ra trong các tab nhiệm vụ

Nhiều hàng, cột hơn và nhiều giới hạn mới

Để bạn có thể khai thác số lượng lớn dữ liệu trong bảng tính, Office Excel 2007 hỗ trợ lên đến 1 triệu hàng và 16 nghìn cột trên mỗi bảng tính. Đặc biệt, hệ thống dòng kẻ Office Excel 2007 là 1.048.576 hàng và 16.384 cột, chúng thực sự đã cung cấp cho bạn hơn đến 1500% số hàng và 6300% số cột so với Microsoft Office Excel 2003.

Bảng tính rộng hơn

Thay vì 4 nghìn loại định dạng, bây giờ bạn có thể sử dụng số lượng không giới hạn trong cùng một workbook và số ô tham chiếu trên từng ô tăng từ 8 nghìn đến giới hạn cho phép bởi bộ nhớ.

Để cải thiện hiệu suất của Excel, quản lý bộ nhớ được tăng từ 1GB trong Microsoft Office Excel 2003 đến 2GB đối với Office Excel 2007.

Bạn cũng sẽ cảm thấy tính toán nhanh hơn trong các bảng tính lớn nhiều công thức bởi vì Office Excel 2007 hỗ trợ bộ bộ vi xử lý kép và nhiều chipset.

Office Excel 2007 cũng hỗ trợ lên đến 16 triệu màu.

Office themes và Excel styles

Trong Office Excel 2007, bạn có thể định dạng dữ liệu một cách nhanh chóng bằng việc áp dụng Office theme hoặc style đặc biệt. Các Office theme có thể được chia sẻ qua chương trình khác của Office 2007 như Microsoft Office Word và Microsoft Office PowerPoint, trong khi đó style được thiết kế để thay đổi định dạng của các mục Excel đặc biệt như bảng, biểu đồ, PivotTable, hình hay sơ đồ.

Việc áp dụng Office theme: Office theme là thiết lập ban đầu gồm màu, phông chữ, dòng và các hiệu ứng tô màu có thể được áp dụng cho toàn bộ workbook hoặc các mục đặc biệt như biểu đồ hay bảng biểu. Chúng có thể giúp bạn tạo các tài liệu trông rất tuyệt vời. Công ty của bạn có thể đang cung cấp một Office theme tập thể và bạn có thể sử dụng nó hoặc chọn từ Office theme định nghĩa sẵn trong Excel. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo các Office theme riêng và áp dụng với tất cả các workbook của Excel hay tài liệu khác trong bộ Office 2007. Khi tạo một theme, màu, phông chữ và các hiệu ứng tô màu đều thay đổi được riêng rẽ để bạn có thể thay đổi một phần hoặc toàn bộ tùy chọn này.

Sử dụng style: style là một định dạng dựa trên theme, được định nghĩa trước mà bạn có thể áo dụng để thay đổi hình ảnh của bảng biểu, biểu đồ sơ đồ, hình và PivotTable. Nếu các style được định nghĩa trước không thỏa mãn với những cần thiết thì bạn có thể tùy chỉnh lại. Với các biểu đồ, bạn có thể chọn từ nhiều style được định nghĩa trước nhưng không thể tạo các style biểu đồ của riêng bạn.

Cũng như trong Excel 2003, các kiểu ô được sử dụng để định dạng các ô đã chọn nhưng bạn có thể áp dụng nhanh chóng với kiểu ô được định nghĩa trước. Hầu hết các kiểu ô không dựa trên theme được áp dụng cho workbook của bạn, tuy nhiên cũng có thể tạo chúng một cách dễ dàng.

Định dạng có điều kiện phong phú hơn

Với bộ Office 2007, bạn có thể sử dụng định dạng điều kiện để diễn giải dữ liệu trong khi quan sát cho cả trình diễn và phân tích. Để dễ dàng tìm ngoại lệ và phát hiện ra các xu hướng quan trọng trong dữ liệu, bạn có thể bổ sung và quản lý nhiều nguyên tắc định dạng điều kiện có áp dụng định dạng ảo phong phú trong form của gradient màu, các thanh dữ liệu và các tập biểu tượng cho dữ liệu cần đến nguyên tắc đó. Định dạng điều kiện cũng dễ dàng áp dụng – chỉ trong vài kích chuột, bạn có thể nhìn thấy mối quan hệ có thể sử dụng cho mục đích phân tích trong dữ liệu của bạn.

Viết công thức dễ dàng

Những bổ sung cho việc viết công thức trở lên dễ dàng hơn trong Office Excel 2007.

Thanh công thức (Formula bar) có thể điều chỉnh kích thước: Thanh công thức tự động thay đổi kích thước để trợ giúp cho các công thức dài, phức tạp, điều đó tránh cho công thức bao trùm lên dữ liệu khác trong bảng tính. Bạn cũng có thể viết công thức dài hơn với nhiều mức lồng nhau hơn so với những gì bạn có thể làm trong các phiên bản Excel trước.

Function AutoComplete: Với Function AutoComplete, bạn có thể viết cú pháp công thức đúng một cách nhanh chóng. Từ việc phát hiện dễ dàng các hàm mà bạn muốn sử dụng để hoàn thành đối số công thức, bạn sẽ có được công thức đúng.

Tham chiếu cấu trúc (Structured references): Với các tham chiếu ô như A1 và R1C1, Office Excel 2007 cung cấp các tham chiếu cấu trúc để tham chiếu đến các dãy tên và bảng trong một công thức.

Dễ dàng truy cập vào các dãy tên: Bằng việc sử dụng bộ quản lý tên của Office Excel 2007, bạn có thể tổ chức, nâng cấp và quản lý nhiều dãy tên trong các vị trí trung tâm, điều đó giúp bất cứ ai cần làm việc trên bảng tính của bạn phải giải thích các công thức và dữ liệu của nó.

Nhiều hàm lũy thừa và công thức OLAP mới

Khi bạn làm việc với các cơ sở dữ liệu nhiều kích thước (như SQL Server Analysis Services) trong Office Excel 2007, bạn có thể sử dụng công thức OLAP để xây dựng các báo cáo phức tạp, giới hạn dữ liệu OLAP và form miễn phí. Các hàm lũy thừa mới được sử dụng để trích dữ liệu OLAP (các tập và giá trị) từ Analysis Services và hiển thị nó trong một ô. Công thức OLAP có thể được tạo ra khi bạn biến đổi công thức PivotTable thành công thức ô hoặc khi bạn sử dụng AutoComplete cho các đối số của hàm lũy thừa khi đánh công thức.

Cải tiến việc phân loại và lọc

Với Office Excel 2007, bạn có thể sắp xếp dữ liệu bảng tính một cách nhanh chóng bằng việc sử dụng tính năng lọc và phân loại nâng cao. Ví dụ: bạn có thể phân loại bởi mầu sắc và hơn 3 mức (lên đến 64). Bạn cũng có thể lọc dữ liệu bởi màu hoặc bởi ngày, hiển thị trên 1000 mục trong danh sách AutoFilter drop-down, chọn nhiều mục chọn để lọc và lọc dữ liệu trong PivotTables.

Các cải tiến về bảng biểu

Với Office Excel 2007, bạn có thể sử dụng giao diện người dùng mới để làm việc dễ dàng hơn - giao diện dùng để tạo, định dạng và mở rộng bảng Excel (được biết đến như một danh sách Excel trong Excel 2003) một cách nhanh chóng để tổ chức dữ liệu trên bảng tính. Các chức năng mới hoặc được cải thiện bao gồm:

Các dòng header của bảng: Các dòng table header có thể được bật hoặc tắt. Khi table header hiển thị, chúng cho ta thấy dữ liệu trong cột bằng việc thay thế header của bảng tính khi bạn chuyển xung quanh trong một bảng dài.

Các cột tính Calculated columns: Các cột tính sử dụng một công thức đơn để điều chỉnh cho mỗi hàng. Nó tự động mở rộng khi bạn thêm các cột vào để công thức được mở rộng đến các cột đó ngay lập tức. Tất cả những gì bạn phải làm là nhập một lần công thức – bạn không cần sử dụng các lệnh Fill hoặc Copy.

Bộ lọc tự động (Automatic AutoFiltering): Bộ lọc tự động được bật mặc định trong một bảng để cho phép phân loại mạnh mẽ và việc lọc bảng dữ liệu.

Tham chiếu cấu trúc (Structured references): Loại tham chiếu này cho phép bạn sử dụng tên của table column header trong công thức thay vì tham chiếu ô như A1 hoặc R1C1.

Dòng tổng (Tatal rows): Trong dòng tổng, bạn có thể sử dụng các công thức thông dụng và mục văn bản.

Table styles: Bạn có thể áp dụng một table style để nhanh chóng thêm định dạng chuyên nghiệp, chất lượng cao vào bảng, Excel duy trì nguyên tắc luân phiên thông qua các hành động phá vỡ layout truyền thống này như là việc lọc, ẩn hàng hoặc sắp xếp lại một cách thủ công các hàng và cột.

Các cải tiến về định dạng bảng biểu

Các biểu đồ mới

Với Office Excel 2007, bạn có thể sử dụng công cụ lập biểu đồ mới để tạo các biểu đồ trông chuyên nghiệp hơn và cho phép truyền thông thông tin hiệu quả. Dựa vào chủ đề được áp dụng cho workbook, các biểu đồ mới được nâng cấp gồm có các hiệu ứng đặc biệt như 3-D, chiếu, và bóng.

Giao diện người dùng mới giúp cho phần mềm trở nên dễ dàng hơn trong việc khai thác các loại biểu đồ có sẵn, để bạn có thể tạo được biểu đồ thích hợp cho dữ liệu của bạn. Nhiều biểu đồ được định nghĩa trước và các layout được cung cấp để bạn có thể áp dụng định dạng đẹp mắt một cách nhanh chóng và chứa các chi tiết mà bạn muốn trong biểu đồ.

Hộp các thành phần biểu đồ ảo: Bên cạnh các layout và định dạng nhanh, bạn cũng có thể sử dụng một giao diện mới để thay đổi nhanh chóng phần tử của biểu đồ. Chỉ cần vài kích chuột bạn có thể thêm hoặc gỡ bỏ nhiều tiêu đề, chú giải, nhãn dữ liệu và các thành phần khác của biểu đồ.

Một OfficeArt mới Bởi vì các biểu đồ trong Office Excel 2007 được vẽ với OfficeArt, hầu hết những thứ bạn có thể thực hiện trong OfficeArt cũng có thể mang ra thực hiện cho biểu đồ và các thành phần của nó. Ví dụ, bạn có thể thêm một loại bóng hoặc hiệu ứng cạnh xiên để tạo thành phần nổi bật, hoặc dụng tính trong suốt để tạo các thành phần có thể nhìn thấy bị mờ một phần nào đó. Bạn cũng có thể sử dụng các hiệu ứng 3-D hiện thực.

Các dòng và phông chữ rõ ràng: Các dòng trong các biểu đồ xuất hiện mịn hơn và các phông chữ ClearType được sử dụng cho văn bản cũng được cải thiện.

Nhiều màu sắc: Bạn cũng có thể chọn từ các màu định sẵn và thay đổi mật độ màu của chúng. Với sự điều khiển tốt hơn, bạn có thể thêm các màu của chính bạn bằng việc chọn từ 16 triệu màu trong hộp màu.

Các mẫu biểu đồ: Việc lưu các biểu đồ ưa thích của bạn như các template trở nên dễ dàng hơn trong một giao diện mới.

Biểu đồ chia sẻ

Sử dụng biểu đồ Excel trong các chương trình khác: Trong bộ Office 2007, việc lập biểu đồ được chia sẻ giữa Excel, Word và PowerPoint. Đúng hơn là sử dụng các tính năng lập biểu đồ được cung cấp bởi Microsoft Graph, Word và PowerPoint đã kết hợp chặt chẽ các tính năng vẽ biểu đồ của Excel. Bởi vì bảng tính Excel được sử dụng như bảng dữ liệu biểu đồ cho các biểu đồ của Word và PowerPoint nên có thể chia sẻ các tính năng lập biểu đồ phong phú của Excel trong đó gồm có sử dụng các công thức, lọc, phân loại, và khả năng liên kết một biểu đồ với các nguồn dữ liệu mở rộng như Microsoft SQL Server và Analysis Services (OLAP) để cập nhật thông tin trong biểu đồ. Bảng tính Excel gồm có dữ liệu của biểu đồ có thể được lưu trong tài liệu Word, trình diễn PowerPoint hoặc trong file phân biệt để giảm kích thước tài liệu của bạn.

Việc sao các biểu đồ sang các chương trình khác: Các biểu đồ có thể được sao chép một cách dễ dàng giữa các tài liệu hoặc từ chương trình này sang chương trình khác. Khi sao chép một biểu đồ từ Excel sang Word hoặc PowerPoint, nó sẽ tự động thay đổi để hợp với trình diễn của Powerpoint và tài liệu Word nhưng vẫn giữ lại được định dạng của biểu đồ Excel. Bảng tính dữ liệu Excel có thể được nhúng vào trong tài liệu Word và các trình diễn của PowerPoint nhưng cũng có thể để nó lại trong file nguồn của Excel.

Các biểu đồ hoạt ảnh trong PowerPoint: PowerPointcó thể dễ dàng sử dụng hoạt ảnh để nhấn mạnh dữ liệu trong biểu đồ dựa trên Excel. Bạn có thể tạo hoạt ảnh toàn bộ biểu đồ hoặc mục chú thích và nhãn trục. Với biểu đồ cột, bạn có thể hoạt ảnh các cột riêng biệt để minh họa cho một điểm cụ thể nào đó rõ hơn. Tính năng hoạt ảnh là một tính năng dễ dàng tìm kiếm và bạn có nhiều điều khiển trên nó. Ví dụ: bạn có thể thay đổi các bước hoạt ảnh riêng rẽ và sử dụng nhiều hiệu ứng hoạt ảnh.

Dễ dàng sử dụng PivotTables

Với Office Excel 2007, PivotTables trở lên dễ dàng sử dụng hơn so với các phiên bản trước đây của Excel. Bằng việc sử dụng giao diện PivotTable mới, thông tin mà bạn muốn quan sát về dữ liệu chỉ cần vài kích chuột – bạn không phải mất thời gian để kéo dữ liệu và thả vào các vùng, thông thường chúng không phải là một việc dễ dàng. Thay vì đó bạn chỉ cần chọn các trường mà bạn muốn xem trong một danh sách trường PivotTable.

Sau khi bạn tạo một PivotTable, bạn có thể có nhiều thuận lợi trong những cái mới của Excel hoặc những thứ được cải thiện để tổng kết, phân tích và định dạng dữ liệu PivotTable.

Sử dụng Undo trong PivotTables: Bạn có thể undo hầu hết các hành động mà bạn đã cần đến để tạo và sắp xếp lại một PivotTable.

Các chỉ thị drill-down cộng và trừ: Các chỉ thị này được sử dụng để chỉ thị xem bạn có thể mở rộng hay thu hẹp các phần của PivotTable để xem nhiều hoặc ít thông tin hơn.

Phân loại và lọc: Việc phân loại đơn giản như việc chọn một mục trong cột mà bạn muốn phân loại và sử dụng các nút phân loại. Bạn có thể lọc dữ liệu bằng việc sử dụng các bộ lọc PivotTable như Greater than, Equals hoặc Contains.

Định dạng điều kiện: Bạn có thể áp dụng việc định dạng điều kiện cho Office Excel 2007 Pivot Table bằng ô hoặc đường giao các ô.

Kiểu bảng PivotTable và layout: Giống như những gì bạn có thể thực hiện với các bảng Excel, bạn cũng có thể áp dụng nhanh chóng một loại quen thuộc hoặc được định nghĩa trước cho PivotTable. Và việc thay đổi layout của một PivotTable dễ dàng hơn nhiều đối với giao diện mới này.

PivotCharts: Giống như PivotTables, PivotCharts cũng được thực hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc lọc được cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể thực hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2007, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây.

Kết nối nhanh với dữ liệu mở rộng

Với Office Excel 2007, bạn sẽ nhanh chóng biết được tên của cơ sở dữ liệu và máy chủ của dữ liệu nguồn trong công ty của bạn. Thay vì bạn có thể sử dụng Quicklaunch để chọn từ một danh sách dữ liệu nguồn mà quản trị viên hoặc các nhóm chuyên gia đã làm sẵn cho bạn. Một bộ quản lý kết nối trong Excel cho phép quan sát được tất cả các kết nối trong workbook và dễ dàng hơn trong việc chỉnh sửa kết nối.

Định dạng file mới

Định dạng file dựa trên XML: Trong hệ thống Microsoft Office 2007, Microsoft giới thiệu các định dạng file mới của Word, Excel và PowerPoint được biết đến như các định dạng Office Open XML. Những định dạng file mới này làm thuận tiện việc tích hợp với các dữ liệu nguồn và cũng cho phép giảm kích thước file và tăng khả năng khôi phục dữ liệu. Trong Office Excel 2007, định dạng mặc định cho một workbook Excel là định dạng file dựa trên XML của Office Excel 2007. Các định dạng khác là định dạng file macro-enabled và dựa trên XML của Office Excel 2007(.xlsm), định dạng file của Office Excel 2007 cho một Excel template (.xltx), và định dạng Office Excel 2007 macro-enabled cho một Excel template (.xltm).

Định dạng file nhị phân của Office Excel 2007: Thêm vào các định dạng file mới dựa trên XML, Office Excel 2007 cũng giới thiệu một phiên bản nhị phân của định dạng file nén được phân đoạn cho các workbook lớn hay phức tạp. Định dạng file này, định dạng file nhị phân Office Excel 2007 (hoặc BIFF12)(.xls), có thể được sử dụng để tùy chọn hiệu suất tối ưu và các tương thích về sau.

Tương thích giữa các phiên bản Excel: Bạn có thể kiểm tra workbook Office Excel 2007 để xem nó có chứa các tính năng hoặc định dạng mà không tương thích với phiên bản cũ của Excel hay không để có thể thực hiện những thay đổi cần thiết cho tương thích tốt hơn. Trong phiên bản Excel trước đây, bạn có thể cài đặt nâng cấp các bộ chuyển đổi để giúp bạn mở một tài liệu Office Excel 2007 mà không mất bất kỳ chức năng hoặc tính năng đặc biệt nào của Office Excel 2007.

In tốt hơn

Page Layout View Ngoài chức năng quan sát Normal và Page Break Preview, Office Excel 2007 còn cung cấp một chức năng quan sát Page Layout. Bạn có thể sử dụng quan sát này để tạo một bảng tính trong khi vẫn quan sát được trông nó như thế nào khi được in. Trong quan sát này, bạn có thể làm việc với các header và footer của trang, các thiết lập dòng lề trong bảng tính và định vị đối tượng như biểu đồ, hình khối một cách chính xác. Bạn cũng có thể chỉ định các tùy chọn một cách nhanh chóng như định hướng trang. Dễ dàng qua sát những gì sẽ được in trong mỗi trang, điều này sẽ giúp bạn tránh được việc phải in thử nhiều lần và phải cắt xén dữ liệu in ra từ máy.

Lưu trữ trong định dạng PDF và XPS: Bạn có thể lưu như một định dạng file PDF hoặc XPS từ một chương trình của bộ Office 2007 chỉ sau khi bạn cài đặt một gói add-in mở rộng.

Nhiều phương pháp mới chia sẻ công việc

Sử dụng các dịch vụ của Excel để chia sẻ công việc của bạn: Nếu truy cập đến các dịch vụ của Excel, bạn có thể sử dụng nó để chia sẻ dữ liệu bảng tính Office Excel 2007 của bạn với mọi người những người quản trị và các cổ đông khác trong tổ chức). Trong Office Excel 2007, bạn có thể chia sẻ một workbook cho các dịch vụ Excel và chỉ định dữ liệu bảng tính mà bạn muốn người khác có thể xem được. Trong một trình duyệt họ có thể sử dụng Microsoft Office Excel Web Access để quan sát, phân tích, in và trích dữ liệu bảng tính này. Office Excel Web Access có nhiều tính để dễ dàng thực hiện các công việc như cuộn, lọc, phân loại, quan sát biểu đồ và sử dụng drill-down trong PivotTable. Bạn cũng có thể kết nối Excel Web Access Web Part đến các Web Part khác để hiển thị dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Với nhiều sự cho phép hợp lý, người dùng Excel Web Access có thể mở một workbook trong Office Excel 2007 để họ có thể sử dụng đầy đủ các chức năng của Excel để phân tích và làm việc với dữ liệu trên máy tính của chính họ nếu họ đã cài Excel.

Sử dụng phương pháp này để chia sẻ công việc bảo đảm cho nhiều người cùng truy cập vào một phiên bản dữ liệu tại một vị trí, nhờ đó dữ liệu luôn là mới nhất cho người truy cập cùng. Nếu bạn muốn mọi người (như các thành viên nhóm) đưa ra các comment và cập nhật thông tin thì bạn nên chia sẻ workbook theo cùng một cách mà bạn đã tiến hành với nó trong các phiên bản Excel trước đây để chọn thông tin mà bạn cần trước khi lưu nó vào các dịch vụ Excel.

Sử dụng máy chủ quản lý tài liệu: Các dịch vụ Excel có thể được tích hợp với máy chủ quản lý tài liệu để tạo một quy trình hợp lệ xung quanh các báo cáo Excel mới và hành động công việc tính toán trong workbook như thông báo dựa trên ô hoặc một quy trình luồng công việc dựa trên sự tính toán Excel phức tạp.

Truy cập nhanh với nhiều template

Với Office Excel 2007, bạn có thể dựa vào một workbook mới với nhiều mẫu khác nhau đã được cài đặt với Excel hoặc có thể truy cập nhanh chóng và tải các mẫu về từ website trực tuyến của Microsoft Office.