Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable

3.2. Sử dụng PivotTable Field List

Ở bài trước, bạn đã biết rằng khi đưa một Field vào trong một vùng của Field List, thì nó sẽ nằm ở đâu trong PivotTable, hay nói cách khác, việc đưa Field vào một trong bốn vùng của Field List sẽ ảnh hưởng thế nào đến cấu trúc của PivotTable. Bài này sẽ trình bày cho bạn thay đổi cấu trúc đó bằng cách sử dụng Field List.

Trước hết, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cuối bài này). Yêu cầu đặt ra là thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region).

Bạn theo các bước sau:

1. Nhấn con trỏ vào bất kỳ ô nào trong vùng dữ liệu.

2. Nhấn nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable.

3. Nhấn OK. Excel sẽ tạo một PivotTable "rỗng" như hình sau:

Hình 3.4. PivotTable, lúc ban đầu

1. Trong Field List, chọn (click vào hộp kiểm ở ngay bên trái) các Field Store, Region, Camping, và Date.

Tới lúc này, bảng tính của bạn sẽ giống hình 3.5.

Hình 3.5. PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa

Bạn thấy đấy. Field Camping và Store đều được đặt trong vùng Values, bởi Excel thấy chúng chứa toàn các dữ liệu kiểu số. Field Region và Date được đem vào trong vùng Row Labels bởi chúng có chứa những dữ liệu kiểu ngày tháng và text.

Dĩ nhiên, cấu trúc này của PivotTable không phải là thứ chúng ta cần, chính xác hơn, về cơ bản thì nó chả có ích lợi gì, bởi vì mục đích của chúng ta là thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) đã bán được theo cửa hàng (Store) và theo ngày (Date) của từng vùng (Region). Tất cả những gì cần làm để đạt được mục đích, là sắp xếp lại các field trong các vùng của Field List.

Bạn có thể di chuyển một field sang vùng khác bằng hai cách:

o Click vào field muốn di chuyển và rê (drag) nó vào trong vùng khác.

o Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống bên cạnh tên field (ở trong một vùng nào đó), rồi chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX là tên của vùng bạn muốn dời field này đến).

Hình 3.6. Dùng nút mũi tên xổ xuống để dời field Region vào vùng Report Filter

Và thực hiện những việc sau:

o Dời field Region vào vùng Report Filter

o Dời field Store (đang mang tên là Sum of Store) vào vùng Column Labels

PivotTable của bạn lúc này sẽ giống như hình sau:

Hình 3.7. PivotTable sau khi được chỉnh sửa

Cuối cùng, bạn hãy định dạng cho giá trị trong PivotTable theo dạng tiền tệ:

o Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống cạnh field Sum of Camping trong vùng Values

o Chọn Value Field Settings trong danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field Settings.

Hình 3.8. Chọn Value Field Setting cho field Sum of Camping

o Nhấn vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc.

Hình 3.9. Nhấn nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells

o Chọn loại định dạng Currency (tiền tệ), rồi nhấn OK hai lần để trở về PivotTable.

PivotTable của bạn cuối cùng sẽ giống như sau, và đó cũng là tất cả những gì chúng ta muốn.

Hình 3.10. PivotTable đã hoàn chỉnh theo yêu cầu

Trả Lời Với Trích Dẫn

1. Có 20 thành viên cảm ơn BNTT về bài viết này:

camchuongden, Caramen, conma101, contep, cuong205a, devil_angel0582, galuoc87, Gbco, H Pro, hoangsikhanh, ngthikimloan, NhocPro, oattao, pencilstructure, phamducthuandv, thanhbau83, thanh_a85, TranThanhPhong, vanchuadung, vkmanh

3. Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable

3.3. Thiết lập các tùy chọn cho PivotTable Field List

Hộp thoại Field List sẽ tự động hiện ra mỗi khi bạn nhấn chuột vào bất kỳ chỗ nào trong PivotTable, nghĩa là khi PivotTable được kích hoạt thì hộp thoại Field List sẽ tự động mở ra. Tuy nhiên, bạn có thể đóng hộp thoại Field List bằng cách nhấn vào nút Field List trên Ribbon Options (và nhấn vào một lần nữa để mở nó ra lại).

Hình 3.11. Nhấn vào nút này để đóng hoặc mở hộp thoại Field List

Cũng giống như mọi hộp thoại khác, bạn có thể di chuyển Field List tới bất kỳ nơi nào bạn thích bằng cách nhấn vùng tiêu đề của hộp thoại và rê chuột đi, hoặc thu nhỏ nó lại hay mở rộng nó ra bằng cách nhấn và kéo các cạnh biên.

Bình thường, hộp thoại Field List hiển thị danh sách các Field ở phía trên, và sắp xếp 4 vùng dữ liệu sẽ hiển thị trong PivotTable ở bên dưới. Bạn có thể thay đổi sự sắp xếp này bằng cách nhấn vào cái nút nằm ở phía trên bên phải của hộp thoại Field List, và chọn 1 trong 5 kiểu hiển thị từ menu mở ra:

Hình 3.12. Chọn các kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Field List

Hộp thoại Field List còn có một tùy chọn nữa, nằm ở góc dưới bên trái: Defer Layout Update, giúp bạn tạm ngưng việc tự động cập nhật dữ liệu trong PivotTable.

Hình 3.13. Nhấn vào nút này để tạm thời ngưng chức năng tự động cập nhật cho PivotTable

Bình thường, tùy chọn này không được bật. Bất kỳ những thay đổi nào của bạn trong hộp thoại Field List (di chuyển, thêm, xóa các field, thiết lập định dạng số cho một field nào đó, v.v...) sẽ được cập nhật ngay tức khắc trong PivotTable. Nếu bạn có môt PivotTable lớn, phức tạp, nhất là khi PivotTable sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài Excel, việc tự động cập nhật này sẽ diễn ra khá chậm chạp và mất thời gian. Bạn có thể bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngưng việc tự động cập nhật, và sau khi đã hài lòng với cách bố trí các Field vào các vùng dữ liệu, bạn nhấn nút Update để tất cả những thay đổi của bạn được cập nhật cùng một lúc.